Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp TP Hồ Chí Minh

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp TP Hồ Chí Minh
5 (100%) 1 vote

Tổ chức sự kiện hay tổ chức event là một nhu cầu không thể thiếu trong các doanh nghiệp, tổ chức, đoàn thể. Mỗi năm, các doanh nghiệp, tổ chức thường chi ra những số tiền lớn để đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện của mình, nhằm mục đích đem lại những giá trị, hiệu quả trong công việc cũng như góp phần cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Vậy tổ chức sự kiện thực chất là gì?  

dịch vụ tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … Tổ chức sự kiện nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Những sự kiện phỗ biến thường được tổ chức như: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, hội thảo chuyên đề, tiệc tất niên/tân niên, Tổ chức giới thiệu sản phẩm, roadshow, Tổ chức khai trương, khánh thành,…

Quy trình tổ chức sự kiện

Cũng giống như các hoạt động khác, tổ chức sự kiện cũng cần có một quy trình tổ chức chung. Và tùy theo đặc điểm của các sự kiện riêng mà linh hoạt thay đổi nội dung cho phù hợp.

Thông thường, mọi sự kiện sẽ được tổ chức theo quy trình 3 bước sau:

Trước khi diễn ra sự kiện

Trước khi diễn ra sự kiện là công tác chuẩn bị cho những hạng mục diễn ra trong sự kiện. Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thuận tiện nhất, đơn vị tổ chức sự kiện cần chuẩn bị kỹ những mục sau:

  • Nhận yêu cầu của khách hàng và xử lý thông tin:

Yêu cầu của khách hàng thường là về kế hoạch của sự kiện như: ngày giờ tổ chức, địa điểm khách hàng dự tính và những mong muốn đặc biệt của khách hàng về sự kiện.

Ngay khi nhận được yêu cầu của khách hàng về sự kiện, đơn vị tổ chức cần tìm hiểu kỹ về tính chuyên môn, thông tin về sự kiện và dự định được những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện đó. Có trách nhiệm tư vấn cho khách hàng về những phương án, cách thức tổ chức phù hợp với sự kiện đó.

  • Lên kịch bản tổ chức

Kịch bản tổ chức chính là những hoạt động diễn ra trong chương trình theo thứ tự và time line cụ thể.

Sau khi có kịch bản, đơn vị tổ chức sẽ trình cho khách hàng duyệt và lấy ý kiến cũng như lắng nghe mong muốn của khách hàng.

to-chuc-su-kien

  • Chuẩn bị những hạng mục cho sự kiện

Có rất nhiều thứ cần chuẩn bị cho sự kiện như:

  • Thiết kế và in thiệp mời
  • Chuẩn bị cổng chào
  • Thiết kế và trang trí sân khấu, không gian tổ chức
  • Thiết kế, in banner, backdrop, banrol,…
  • Tài liệu họp, hoa cài, quà tặng cho khách mời sự kiện
  • Thuê MC dẫn chương trình, PGs, PBs hỗ trợ chương trình
  • Thiết bị âm thanh, ánh sáng tổ chức sự kiện

dịch vụ tổ chức sự kiện 1

Khi liệt kê được những thứ cần chuẩn bị cho chương trình, đơn vị tổ chức sẽ phân chia cụ thể công việc cho những thành viên theo chuyên môn nghiệp vụ và có dealine cụ thể để hoàn thành công việc đúng tiến độ.

  • Quảng bá và truyền thông cho sự kiện:

truyền thông sự kiện

Một sự kiện thành công cần có sự tham gia và hưởng ứng của các khách mời cũng như người tham gia sự kiện. Việc truyền thông và quảng bá cho sự kiện rất quan trọng.

Với những sự kiện nội bộ công ty, doanh nghiệp có thể truyền thông bằng thông báo bởi các sự kiện nội bộ là quyền lợi và nghĩa vụ của các nhân viên.

Với những sự kiện công chúng, việc truyền thông sẽ khó hơn, bạn cần tạo được sự tò mò, hào hứng và đánh mạnh vào lợi ích mà người tham gia sẽ nhận được khi tham gia sự kiện để thu hút người xem. Có thể quảng cáo qua các phương tiện truyền thông, phát tờ rơi hoặc treo banner để quảng bá cho sự kiện của mình.

Giai đoạn thực hiện sự kiện

Trước ngày diễn ra sự kiện bạn cần đảm bảo tất cả các hạng mục phục vụ cho chương trình đều đã được hoàn tất và sẵn sàng.

Hầu hết các sự kiện đều sẽ được thực hiện theo diễn tiến sau:

  • Tổ chức đón tiếp khách mời: Nhạc chào mừng, múa lân sư rồng (có hoặc không), cài hoa cho khách (tùy từng sự kiện), gửi tài liệu (tùy từng sự kiện),…
  • Tổ chức khai mạc sự kiện: MC và đại diện ban tổ chức (tổng giám đốc doanh nghiệp, đại diện nhà đầu tư)
  • Tổ chức điều khiển diễn tiến sự kiện: theo kịch bản đã được lên sẵn, có thể linh hoạt xử lý theo tình hình thực tế.
  • Tổ chức tiệc chiêu đãi trong sự kiện
  • Tổ chức lưu trú và vận chuyên khách trong sự kiện (với những sự kiện dài ngày)
  • Tổ chức tặng quà (nếu có) cho khách.
  • Tổ chức bế mạc sự kiện

su-kien-ra-mat-san-pham

Kết thúc sự kiện và các công việc sau sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, nhiều đơn vị sẽ mặc định rằng việc của mình đã xong. Tuy nhiên, với những đơn vị chuyên nghiệp và có tâm, kết thúc sự kiện chưa hẳn đã là hoàn thành nhiệm vụ, vẫn còn một loạt công việc cần làm:

  • Gửi thư cảm ơn các khách mời đã tham dự sự kiện
  • Quảng bá và truyền thông về thành công sự kiện
  • Tính toán chi phí và kê khai thu chi
  • Chăm sóc khách hàng.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Nếu tuân thủ theo quy trình tổ chức ở trên, sự kiện của bạn sẽ rất trọn vẹn và thành công. Tuy nhiên, để sự kiện hoàn hảo hơn, bạn cần lưu ý những điều sau:

Sức chứa của địa điểm tổ chức sự kiện

Đôi khi mải chuẩn bị những hạng mục khác mà quên mất về số lượng thành viên tham gia của sự kiện. Bạn cần dự kiến được số lượng thành viên tham gia tương đối để tránh tình trạng thiếu chỗ hoặc thừa quá nhiều chỗ trong hội trường tổ chức.

sức chứa địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn MC phù hợp

Mc cũng rất quan trọng và góp phần lớn vào thành công của sự kiện. Tùy từng tính chất sự kiện khác nhau, các MC cũng sẽ phù hợp theo tiêu chí khác nhau. Trước khi diễn ra chương trình, bạn cần liệt kê những tiêu chí của một người MC mà chương trình cần, từ tiêu chí đó sẽ chọn ra được người MC phù hợp nhất.

MC Phương Quang - Saigonevents

Quản trị rủi ro

Bất cứ chương trình nào, dù có công tác tổ chức tốt thế nào thì vẫn có khả năng gặp rủi ro bởi nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Việc của ban tổ chức là cần lường trước những rủi ro đó, có phương án giải quyết để luôn nắm thế chủ động trong toàn bộ chương trình.

Có những phương án dự phòng

Khi tổ chức event, không thể thiếu một kịch bản được thiết kế dành riêng cho chương trình. Tuy nhiên, là một nhà tổ chức chuyên nghiệp cần có những phương án dự phòng cho những yếu tố khách quan như địa điểm dự phòng, tiết mục chữa cháy,… để có thể sẵn sàng ứng phó khi có tình huống bất ngờ xảy ra. Tất cả những điều này chính là kỹ năng của người tổ chức sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP Hồ Chí Minh

Với nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao, các dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng phong phú, đáp ứng được hầu hết các nhu cầu tổ chức khác nhau của khách hàng. Tuy nhiên, chúng tôi hiểu, khi yêu cầu tổ chức một sự kiện, các đơn vị không chỉ mong muốn một chương trình thành công như mong đợi mà hơn thế còn là hiệu quả lâu dài, hiệu ứng ấn tượng và truyền được thông điệp tới tất cả các thành viên tham gia sự kiện.

Hiểu được điều đó, Saigon Events mong muốn phục vụ khách hàng với dịch vụ tổ chức events chuyên nghiệp – uy tín – chất lượng.

dich vu to chuc su kien SGevents

Chỉ cần cho chúng tôi biết, các bạn mong muốn điều gì, việc còn lại có Saigon Events lo.

Quy trình tổ chức sự kiện của Saigon Events:

  • Nhận yêu cầu, kế hoạch và những mong muốn của khách hàng.
  • Tư vấn phương án phù hợp nhất cho sự kiện.
  • Thiết kế kịch bản và trình với phía khách hàng ngay khi ký hợp đồng.
  • Tính toán chi phí hợp lý nhất cho sự kiện
  • Chuẩn bị các hạng mục cho tổ chức sự kiện.
  • Ekip phối hợp thực hiện chương trình
  • Bàn giao giấy tờ hợp đồng sau khi kết thúc chương trình
  • Hỗ trợ truyền thông sau sự kiện
  • Gửi quà và hậu mãi cho khách hàng sau chương trình.

Tại sao lại lựa chọn Saigon Events tổ chức sự kiện cho bạn:

Lựa chọn Saigon Events tổ chức event cho bạn là một lựa chọn đúng đắn bởi 5 giá trị cốt lõi chúng tôi hướng đến:

  • Sáng tạo: Saigon Events luôn sáng tạo và thiết kế những kịch bản mới lạ, hấp dẫn cho từng sự kiện.
  • Công bằng: Luôn công bằng và minh bạch trong các vấn đề tổ chức, công bằng giữa giá tiền khách hàng chi ra với những gì khách hàng nhận được.
  • Linh hoạt: Linh hoạt xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo rủi ra của chương trình luôn bằng không.
  • Hiệu quả: Không chỉ hướng tới những thành công trước mắt, Saigon Events cam kết góp phần gia tăng giá trị vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
  • Chuyên nghiệp: E kip làm việc chuyên nghiệp, nhiệt huyết và có trách nhiệm, đảm bảo đúng những gì đã cam kết trước đó với khách hàng.

Tổ chức sự kiện không khó nhưng tổ chức thế nào để ấn tượng, mang lại nhiều dấu ấn cho khách mời, góp nhiều lợi ích và giá trị cho doanh nghiệp mới thực sự cần tới những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín như Saigon Events. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ về sự kiện sắp tới của bạn qua địa chỉ:

Công ty tổ chức sự kiện Saigon Events

Địa chỉ: 109 đường số 9, KDC Bình Hưng, Quận 8, TP Hồ Chí Minh

Hotline: 093 272 3763

Email: sales@saigonevents.vn

Website: https://saigonevents.vn