Các bước tổ chức Gala dinner từ A đến Z

Gala hay còn gọi là bữa tiệc chiêu đãi được các doanh nghiệp hay các công ty tổ chức hàng năm. Không chỉ là dịp cả công ty cùng quây quần đoàn tụ với nhau trong một bữa ăn đặc biệt, Gala còn là dịp để các công ty, doanh nghiệp gửi lời tri ân tới những khách hàng và đối tác thân thiết của mình.

 

Gala-dinner---Saigon-events

 

Không những thế, tổ chức Gala là phương thức hữu hiệu để quảng bá thương hiệu ra rộng rãi với khách hàng của mình và xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp riêng cho công ty mình.

Gala có 2 loại và được phân chia dựa vào thời gian tổ chức Gala. Đó là Gala lunch (Tiệc liên hoan bữa trưa) và Gala dinner (Tiệc liên hoan bữa tối). Trong đó Gala dinner phổ biến hơn cả.

Để có được một chương trình Gala đặc biệt và thu hút, trước hết bạn cần đảm bảo được một chương trình đúng và đủ. Vì Gala dinner phổ biến hơn cả nên Saigon Events sẽ chia sẻ với các bạn kinh nghiệm về các bước tổ chức.

 

Lên ý tưởng, chủ đề Gala dinner

 

Ý tưởng và chủ đề Gala dinner chính là yếu tố quyết định tới tính mới lạ, hấp dẫn của chương trình. Đây cũng là bước đầu tiên trước khi bạn lên bất cứ kế hoạch nào.

Xác định được chương trình của bạn sẽ làm theo chủ đề nào, từ đó lên kế hoạch và kịch bản cụ thể triển khai chủ đề đó.

Một số chủ đề cho tiệc Gala dinner như: chủ đề theo mùa, chủ đề theo dự án, chủ đề theo mục tiêu tổ chức,… Xác định được chủ đề, bạn sẽ biết bắt đầu từ đâu và tổ chức như thế nào cho hợp lý.

 

Gala-dinner---Saigon-events

 

Bên cạnh chủ đề, ý tưởng chủ đạo của chương trình cũng rất quan trọng. Bạn có thể tổng hợp ý tưởng từ đồng nghiệp của mình, bởi bạn sẽ không thể biết được mức sáng tạo của đồng đội mình tới đâu. Dù chỉ là một ý tưởng nhỏ nhưng khéo léo sáng tạo thêm, ý tưởng nhỏ đó sẽ trở thành một đột phá lớn trong chương trình Gala dinner của bạn.

 

Lập kế hoạch cụ thể cho chương trình

 

Kế hoạch bao gồm thời gian, địa điểm, kế hoạch truyền thông, kế hoạch triển khai sự kiện.

Tùy vào hoàn cảnh của mỗi công ty, doanh nghiệp mà thời điểm tổ chức sẽ được cân nhắc khác nhau.

Ngoài ra, thời gian tổ chức cũng phụ thuộc vào tính chất của sự kiện. Một số sự kiện như giới thiệu sản phẩm mới, khai trương, hội thảo, team building, trò chơi tập thể…sẽ tổ chức vào buổi sáng hoặc cả ngày. Nhưng những sự kiện khác như tiệc tất niên, tiệc tri ân khách hàng, music show nên được tổ chức vào buổi tối để tạo không gian ấm cúng, trang trọng.

Địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần được lên kế hoạch trước. Cách chọn địa điểm đẹp như thế nào, bạn có thể tham khảo bên dưới.

Khi đã có thời gian địa điểm cụ thể, bạn cần lên kế hoạch cho việc truyền thông, giấy mời tới người tham dự cũng như kế hoạch cho nhân sự và triển khai công việc.

Kế hoạch càng chi tiết thì việc thực hiện sẽ càng dễ dàng và chuẩn chị hơn.

 

Gala-dinner---Saigon-events

 

 

Lưu ý cho việc chọn địa điểm

 

Chọn địa điểm Gala dinner phù hợp rất quan trọng. Không chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng chương trình, kịch bản tổ chức sự kiện mà địa điểm còn ảnh hưởng đến nhãn quan người tham dự sự kiện.

Bạn cần lưu ý 4 nguyên tắc quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm sau:

  • Địa điểm phải phù hợp với số lượng người tham gia
  • Gần trung tâm hoặc có giao thông thuận lợi
  • Phù hợp với kịch bản tổ chức
  • Có hỗ trợ âm thanh, ánh sáng.
  • Mức giá phù hợp.

Xem thêm: Địa điểm tổ chức Gala dinner tại TP Hồ Chí Minh

 

Xây dựng kịch bản Gala dinner

 

Kịch bản Gala dinner nhìn chung khá đơn giản so với các sự kiện khác. Bởi lẽ mục đích chính của Gala dinner là tiệc tri ân, tiệc liên hoan. Tuy nhiên, bạn vẫn cần có một kịch bản chi tiết để đảm bảo chương trình được diễn ra đúng dự kiến và tránh tối đa rủi ro.

Nguyên tắc xây dựng kịch bản là dựa vào ý tưởng và chủ đề của chương trình để xây dựng nên kịch bản phù hợp.

 

Gala-dinner---Saigon-events

 

Thông thường, một chương trình Gala dinner sẽ trải qua 8 bước sau:

  • Bước 1: Đón khách
  • Bước 2: MC ổn định và phát biểu lý do bữa tiệc
  • Bước 3: Mời VIP lên phát biểu
  • Bước 4: Chương trình văn nghệ
  • Bước 5: Vinh danh cá nhân xuất sắc
  • Bước 6: Dùng tiệc
  • Bước 7: Game show
  • Bước 8: Bế mạc.

Tuy nhiên, bạn có thể sáng tạo thêm kịch bản theo cách riêng của mình, hoặc kết hợp với Pool party cũng khá thú vị đấy nhé.

 

Những thứ cần chuẩn bị

 

Công việc tiếp theo không thể thiếu trong quy trình tổ chức Gala dinner là công tác chuẩn bị. Chuẩn bị có chu đáo thì tổ chức mới được suôn sẻ và hiệu quả.

Một số công việc cần chuẩn bị cho gala dinner như:

  • Chuẩn bị thiệp mời/truyền thông sự kiện
  • Đặt dịch vụ: hội trường, tiệc
  • Chuẩn bị trang trí cổng chào, không gian tổ chức Gala
  • Thuê MC, PG
  • Thuê các đội vũ đoàn, ảo thuật,…
  • Chuẩn bị quà, vinh danh
  • Chuẩn bị tiệc liên hoan
  • Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng
  • Chuẩn bị backgroung gala dinner

 

Gala-dinner---Saigon-events

 

Dựa vào kịch bản, bạn hãy liệt kê lần lượt các thứ cần chuẩn bị ra và nhớ phân công công việc rõ ràng để đảm bảo mọi công đoạn chuẩn bị được tiến hành tốt nhất nhé.

Xem thêm: Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm như thế nào

 

Thực hiện tổ chức Gala dinner

Trong quá trình tổ chức, bạn hãy dựa vào kịch bản để tiến hành sao cho hợp lý. Phối hợp với MC và ekip tổ chức để đảm bảo mọi việc được diễn ra ăn ý nhất.

Ngoài ra, bạn cũng cần linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh trong chương trình, linh hoạt thay đổi theo tình hình thực tế để không làm gián đoạn chương trình mà hiệu quả chất lượng vẫn đúng như dự tính ban đầu nhé.

 

Sau chương trình

Sau chương trình là lúc ê kip tổ chức dọn dẹp tất cả các dụng cụ trong tổ chức cũng như dọn dẹp hội trường. Thông thường khi bạn thuê địa điểm sẽ bao gồm cả phần dọn dẹp, nhưng những đạo cụ tổ chức như âm thanh, ánh sáng, đạo cụ,…cần được dọn lại để tận dụng cho những lần sau.

Một điểm quan trọng nữa, bạn hãy khảo sát tính hiệu quả của sự kiện, lắng nghe ý kiến của các vị khách mời nhận xét về sự kiện. Từ đó có cơ sở để làm tốt hơn cho những chương trình sau.

 

Gala-dinner---Saigon-events

 

Với những bước trên, việc tổ chức lên một chương trình Gala dinner có thể sẽ gặp khó khăn cho những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệp. Việc lên kế hoạch đến khâu tổ chức sẽ đỡ vất vả hơn khi bạn lựa chọn một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, có “tâm” và có “tầm” lo cho bạn. Đừng ngại, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhiều hơn nhé.

 

Các bước tổ chức Gala dinner từ A đến Z
5 (100%) 1 vote