Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên thành công không phát sinh rủi ro

Tiệc tất niên cuối năm Year end party là một bữa tiệc quan trọng, đánh dấu những thành công trong suốt một năm làm việc nỗ lực của các doanh nghiệp, công ty. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều luôn trích ra một phần ngân sách để tổ chức chương trình tất niên như một lời tri ân tới nhân viên, đối tác, khách hàng thân thiết của mình.

Việc tổ chức như thế nào để mang đến thành công, ý nghĩa và nhất là hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh là điều tiên quyết trong công tác tổ chức. Hiểu được những thắc mắc đó, Saigon Events chia sẻ kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên Year end party trong bài viết dưới đây.

 kinh-nghiem-to-chuc-tiec-tat-nien-2-saigon-events

 

 

Tiệc tất niên Year end party

 

Tiệc tất niên là một bữa tiệc cuối cùng trong năm cũ. Đối với các gia đình Việt, bữa tiệc tất niên là dịp quy tụ con cháu trong ngày 29 hoặc 30 Tết, đánh dấu những giây phút cuối cùng trong năm và chuẩn bị chào đón năm mới tới.

Còn đối với các công ty, doanh nghiệp, ngày tổ chức tiệc tất niên thường sẽ vào ngày làm việc cuối cùng trong năm cũ, trước khi các nhân viên được nghỉ Tết.

 

kinh-nghiem-to-chuc-tiec-tat-nien-2-saigon-events

 

Tiệc tất niên là dịp để toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty quy tụ lại với nhau, cùng nhìn lại những thành công trong năm cũ và tổng kết những cái được, cái mất trong suốt năm qua. Ngoài ra, các công ty có thể mời thêm phía đối tác quan trọng, các khách hàng thân thiết như một dịp tri ân về sự hợp tác lâu dài trong quá khứ và tương lai.

Thông thường, một buổi tất niên sẽ bao gồm 5 hoạt động chính:

  • Khai mạc
  • Tổng kết các hoạt động năm cũ
  • Vinh danh cá nhân, đại lý xuất sắc
  • Khai tiệc
  • Bế mạc

Tùy vào quy mô tổ chức của mỗi chương trình mà các hoạt động có thể được bổ sung hoặc lược bớt cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách tổ chức tiệc tất niên hiệu quả

 

Những rủi ro có thể phát sinh trong tiệc tất niên

 

Bất cứ một sự kiện nào, nếu không được chuẩn bị kỹ đều có thể xảy ra những rủi ro ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả chương trình.

Dưới đây là 5 sự cố mà các sự kiện nói chung và tiệc tất niên nói riêng rất dễ mắc phải:

Khách mời đến quá đông so với dự kiến

Thông thường, đối với tiệc tất niên, khách mời rất dễ dự kiến trước bởi chủ yếu là nhân viên công ty. Tuy nhiên, vẫn có nhiều trường hợp con số người tham dự sẽ tăng thêm từ các thành viên gia đình, khách mời là đối tác khách hàng. Trường hợp này xảy ra khi nhân viên, đối tác đi kèm người thân nhưng không báo trước.

Đơn vị cung cấp dịch vụ đến trễ

Trong chương trình tiệc tất niên, rất nhiều các hoạt động bổ sung có thể được diễn ra đi kèm với đơn vị cung cấp dịch vụ như: đơn vị cho thuê vũ đoàn, ca sĩ, đơn vị thiết kế sân khấu, màn hình Led, đơn vị cho thuê ghế, bàn, phông, đơn vị cung cấp ẩm thực,…

Trong một số trường hợp có thể chủ quan hoặc khách quan, các đơn vị cung cấp dịch vụ tới trễ hơn so với giờ tổ chức, khiến chương trình bị trống sân khấu, ảnh hưởng tới hình ảnh chương trình.

Âm thanh, ánh sáng gặp trục trặc

Trường hợp này xảy ra không hề hiếm thậm chí xảy ra thường xuyên với các chương trình ngoài trời. Âm thanh, ánh sáng đôi khi sẽ gặp trục trặc bởi đường dây điện, thời tiết hay do kỹ năng điều chỉnh của kỹ thuật viên không được đúng như mong muốn của chương trình,…

Khách mời uống quá nhiều

Trong những buổi tiệc tất niên, nhiều khách mời vì vui quá mà uống quá chén là việc khó tránh khỏi. Nhưng vấn đề lớn nhất từ sự cố này chính là sự xô xát không đáng có gây ra nhiều hệ lụy đằng sau.

Chương trình nhàm chán, không thu hút người tham gia

Chương trình tất niên thường chỉ tập trung chủ yếu vào tổng kết và liên hoan, ít có các hoạt động bổ sung khiến có nhiều người cảm thấy nhàm chán và vô vị. Nhiều người sẽ bỏ về giữa chương trình, hoặc tham gia một cách gượng ép, khiến chương trình mất đi sự thành công, hiệu quả.

 

Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên thành công nhất

 

Có thể thấy, việc quản trị rủi ro là rất quan trọng nhằm hạn chế tối đa những yếu tố gây bất lợi cho chương trình. Để làm được điều đó, bạn cần nắm vững những kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên quan trọng dưới đây:

Đặt mục tiêu tổ chức rõ ràng

Mục tiêu tổ chức tiệc tất niên rất quan trọng, nó quyết định đến toàn bộ định hướng cho chương trình từ địa điểm, thời gian, tới kịch bản, cách thức tổ chức.

Đối với tiệc tất niên thông thường, mục tiêu tổ chức sẽ là: tạo được không khí ấm cúng, sum vầy, tạo ra không gian vui vẻ, ý nghĩa cho mỗi thành viên và gia đình thành viên tham gia.

Ngoài ra, mỗi chương trình sẽ tự đặt ra những mục tiêu khác sao cho phù hợp với nhu cầu tổ chức. Đó có thể là mục tiêu về truyền thông, mục tiêu về quảng bá thương hiệu hay tri ân khách hàng, đối tác,…

Dựa vào mỗi mục tiêu đó, người tổ chức sẽ có phương án hợp lý hướng tới mục tiêu để đảm bảo tính thành công cho chương trình.

 

kinh-nghiem-to-chuc-tiec-tat-nien-2-saigon-events

 

Chọn một ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Ý tưởng tổ chức là rất quan trọng, nó tạo sự độc đáo khác biệt cho chương trình này với chương trình khác. Bạn không thể nào tổ chức một buổi tất niên giống như những năm trước mà không hề có sự khác biệt được. Và điều khác biệt được mang đến từ chính ý tưởng của chương trình.

Một số ý tưởng khá thú vị và có thể tái sử dụng nhiều năm như: lễ hội hóa trang, dạ hội,…Chọn được ý tưởng, bạn sẽ định hướng được toàn bộ những công việc cần làm và sẽ làm.

 

kinh-nghiem-to-chuc-tiec-tat-nien-2-saigon-events

 

Dự trù chính xác số lượng người tham dự

Như đã nói ở trên, một trong những rủi ro lớn ảnh hưởng trực tiếp tới chương trình là vấn đề về số lượng người tham gia tiệc tất niên. Nếu không có dự trù được tương đối số lượng tổ chức mà bạn chỉ ướm chừng sẽ rất dễ gặp rủi ro.

Bạn cần biết được số lượng chính xác thành viên trong công ty mình tham dự, kèm theo đó là người thân kèm theo. Ngoài ra, nếu có mời thêm đối tác, khách mời bạn cũng cần khéo léo dự tính được người thân đi kèm.

Việc dự trù được người tham dự sẽ rất dễ cho bạn trong việc đặt tiệc, đặt địa điểm tổ chức tất niên và quan trọng là dự trù được cả kinh phí tổ chức cho chương trình.

 

kinh-nghiem-to-chuc-tiec-tat-nien-2-saigon-events

 

Chọn địa điểm phù hợp

Sau khi đã có số lượng người tham gia cùng kinh phí tổ chức, việc bạn cần làm tiếp theo là chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với yêu cầu về kinh phí, số lượng người tham gia cùng với kịch bản yêu cầu của chương trình.

Bạn cần lưu ý chọn địa điểm gần trung tâm, giao thông thuận tiện để khách mời có thể dễ dàng tìm đến. Nhưng nếu là một chương trình tất niên ở xa, có xe đưa đón thì bạn cũng cần cân nhắc địa điểm đón trả khách để tạo thuận lợi nhất cho khách mời nhé.

Một trong những kinh nghiệm quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm là bạn cần thực sự hiểu về địa điểm đó. Nếu bạn tự tổ chức, cách tốt nhất là hãy đến tận nơi khảo sát để đánh giá khách quan về địa điểm. Nếu không có điều kiện thì lời khuyện cho bạn là hãy nhờ sự tư vấn của các đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp, họ có những hệ thống đối tác tin cậy sẽ tư vấn tận tình cho bạn.
Bạn có thể tham khảo 25 địa điểm tổ chức tiệc tất niên tại TP HCM do Saigon Events tổng hợp để có lựa chọn phù hợp cho mình.

Đổi mới cách thức tổ chức truyền thống

Một trong những rủi ro của tiệc tất niên mà không ít chương trình gặp phải là sự thờ ơ, không hợp tác của khách mời. Lý do chính bởi chương trình quá nhàm chán, không có gì nổi bật và quá quen thuộc.

Thông thường, tiệc tất niên sẽ bao gồm việc đón tiếp, tổng kết, trao thưởng và dùng tiệc. Nếu chỉ như thế, chương trình sẽ diễn ra rất nhàm chán, chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ. Nhưng nếu có khách mời, có đối tác, có khách hàng, việc tổ chức như thế có quá đơn điệu không?

 

kinh-nghiem-to-chuc-tiec-tat-nien-2-saigon-events

 

Bạn hãy nghĩ tới việc đổi mới cách tổ chức truyền thống đó, thay bằng các hoạt động hấp dẫn và bổ ích hơn. Như chương trình gameshow trong bữa tiệc, các tiết mục văn nghệ, những vũ công ca sĩ nổi tiếng,… Chắc chắn sẽ để lại rất nhiều dấu ấn trong lòng người tham gia đấy.

Khảo sát trước khi diễn ra chương trình

Trước khi diễn ra chương trình, vào những ngày cuối cùng, hãy dành thời gian khảo sát lại tất cả những công việc đã được chuẩn bị, kiểm tra lại lần lượt công tác chuẩn bị. Việc này sẽ đảm bảo cho bạn về tiến độ và chắc chắn không thiếu thứ gì, không bỏ sót thứ gì làm ảnh hưởng đến chương trình.

 

kinh-nghiem-to-chuc-tiec-tat-nien-2-saigon-events

 

Chọn đơn vị đối tác uy tín

Kinh nghiệm cuối cùng dành cho những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong tổ chức tiệc tất niên và mong muốn sự đổi mới hấp dẫn hơn cho chương trình. Hãy chọn 1 đối tác tổ chức chương trình cho mình. Bạn đừng nên tiết kiệm chi phí mà tự mình ôm hết mọi việc, bởi lẽ việc tự mình chọn dịch vụ, lên kế hoạch, phân công, tổ chức đôi khi không giúp chi phí tốt hơn và tự tạo sự vất vả cho bản thân.

Lời khuyên cho bạn là nên chọn đơn vị uy tín, làm việc có trách nhiệm, cam kết đúng những giá trị tương xứng chi phí bạn bỏ ra và quan trọng nữa là có những kịch bản hấp dẫn, đáp ứng nhu cầu cho bạn.

 

kinh-nghiem-to-chuc-tiec-tat-nien-2-saigon-events

 

Saigon Events là một trong các đơn vị như thế. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí về tổ chức sự kiện, hãy để chúng tôi giúp cho khoảnh khắc của những ngày cuối năm thêm ấm cúng hơn, ý nghĩa hơn, ấn tượng hơn và chương trình của bạn sẽ thành công và hiệu quả như mong muốn.

Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên thành công không phát sinh rủi ro
5 (100%) 1 vote