Tổ chức lễ khai trương như thế nào?

Lễ khai trương là một trong những sự kiện quan trọng nhất không thể thiếu trong quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp, công ty, cửa hàng, showroom. Là sự kiện đánh dấu sự khởi đầu trong quá trình kinh doanh, người tổ chức luôn mong muốn buổi lễ khai trương của mình được thành công, hiệu quả và có sức lan tỏa cao. Vậy làm thế nào để tổ chức được lễ khai trương như mong muốn? Bài viết dưới đây của Saigon Events sẽ giúp bạn.

Khai-truong-Bao-Viet-An-Phu---Saigon-Events

 

Tầm quan trọng của lễ khai trương

Có khi nào bạn thắc mắc tại sao bất cứ cửa hàng, công ty nào trước khi đi vào kinh doanh đều cần tổ chức 1 nghi lễ được gọi là khai trương này chưa? Liệu nó có lãng phí không ? Câu trả lời là hoàn toàn đáng giá, bởi lẽ lễ khai trương đóng vai trò rất quan trọng và mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp, cửa hàng.

  • Việc tổ chức lễ khai trương cẩn thận, tỉ mỉ luôn là điều cần thiết cho mỗi sự kiện, mục đích chính bởi quan niệm “Đầu xuôi, đuôi lọt” mong muốn một khởi đầu thuận lợi, mở đường cho thành công sau này.
  • Lễ khai trương là công cụ hữu hiệu để các cửa hàng, doanh nghiệp truyền thông thương hiệu, giúp nhiều khách hàng biết đến công ty mình hơn, từ đó hỗ trợ cho việc buôn bán, kinh doanh sau này.
  • Lễ khai trương còn là cách thể hiện văn hóa tâm linh, là cách để cửa hàng, doanh nghiệp xin phép thổ công và mong muốn được “ban lộc” để cửa hàng kinh doanh thuận lợi.
  • Ngoài ra, lễ khai trương còn là ngày đầu tiên cửa hàng có được doanh số đầu tiên. Tận dụng cơ hội này, các chương trình khuyến mại được tung ra nhằm tăng doanh số, cũng là cách để thể hiện sự cạnh tranh ngay những ngày đầu tiên trong cùng lĩnh vực.

Là bước khởi đầu cho toàn bộ quá trình kinh doanh, lễ khai trương cũng là thành quả của công tác chuẩn bị trước đó với giấy phép kinh doanh, xây dựng,…Chính vì thế, việc tổ chức một buổi lễ thành công và hiệu quả luôn là ưu tiên hàng đầu.

 

Khai-truong-Bao-Viet-An-Phu---Saigon-Events

 

Phân biệt lễ khai trương và lễ khánh thành

 

Lễ khai trương và lễ khánh thành rất dễ bị nhầm lẫn và sử dụng sai thời điểm. Bởi lẽ chúng ta thường thấy việc cắt băng khánh thành là nghi thức quan trọng và thường xuất hiện trong lễ khai trương. Nhưng liệu 2 sự kiện này có giống nhau không, có thể tổ chức cùng nhau không?

Về hình thức, lễ khai trương và lễ khánh thành đều có chung 1 khung kịch bản.

Về ý nghĩa, trong một số tình huống, lễ khai trương và lễ khánh thành đều là khởi đầu cho quá trình kinh doanh, hoạt động của cơ sở, doanh nghiệp.

Nhưng cái khác nhau giữa lễ khai trương và lễ khánh thành không phải nhà tổ chức nào cũng biết, dẫn tới việc tổ chức sai sự kiện, ảnh hướng tới ý nghĩa và tính hiệu quả của chương trình.

Lễ khánh thành như một nghi thức ăn mừng sau khi hoàn thành một công trình xây dựng như tòa nhà, công viên, cầu đường,…Với ý nghĩa chúc mừng cho thành quả xây dựng trước đó, đồng thời là cách tuyên bố đưa công trình đó chính thức đi vào hoạt động.

Còn lễ khai trương sẽ được tổ chức gắn liền với hoạt động kinh doanh của một cửa hàng, showroom, công ty, doanh nghiệp. Đây là sự kiện đánh dấu ngày đầu kinh doanh của cửa hàng, công ty đó.

Đối với những công trình được xây dựng nên nhằm mục đích kinh doanh như nhà hàng, khách sạn, công ty thì thường sẽ được gộp 2 sự kiện thành một, trong lễ khai trương sẽ có nghi thức cắt băng khánh thành.

Còn đối với những công trình dân dụng, xây dựng nên không nhằm mục đích kinh doanh như công viên, cầu, đường,…thì chỉ tổ chức lễ khánh thành đơn thuần.

Mặc dù có những điểm tương đồng, nhưng nếu chỉ hiểu mơ hồ và tổ chức không đúng thì rất dễ khiến chương trình đổ bể và không được hiệu quả như mong muốn.

 

Nghe-to-chuc-su-kien-saigon-events

 

Quy trình cơ bản của một buổi khai trương

Quy trình tổ chức lễ khai trương sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm của chủ thể khai trương cũng như nhu cầu của người tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, với một quy trình khai trương cơ bản, bạn cần tiến hành đầy đủ các bước sau:

Đón khách

Đây là việc dành cho các PGs/PBs và đại diện của doanh nghiệp khai trương. Màn đón khách khá đơn giản và dễ hình dung nên cũng không cần trình bày nhiều.

Nhưng một lưu ý trong phần đón khách là bạn không nên phân biệt khách VIP và khách thông thường. Nhiều đơn vị thường có phần thiên vị khách VIP và có mà chào đón hoành tráng, điều đó là rất tốt nhưng nếu vì thế mà bạn bỏ qua các vị khách khác thì không nên. Hãy tiếp đón mọi vị khách thật chu đáo như khách VIP của mình, vì biết đâu, đó chính là khách hàng tiềm năng của mình.

Đối với các các buổi khai trương cửa hàng, ngoài những khách mời dự tính từ trước, một phần khách sẽ đến từ tự nhiên, không dự trước được. Đó là những người tò mò về sự kiện hay thấy thú vị hoặc bị thu hút từ sự kiện giảm giá, khuyến mại của cửa hàng. Bạn cần dự trù được số lượng khách này hoặc có phương án cho những tình huống phát sinh để kịp xử lý. Khách mời càng đông, thì cửa hàng của bạn sẽ càng được pr tốt, hãy tận dụng tốt nguồn khách này nhé.

Giới thiệu đại biểu tham dự

Sau khi các khách mời đã tới đông đủ, MC sẽ mời đại diện cửa hàng, công ty lên tuyên bố khai mạc chương trình, giới thiệu các khách mời tham dự chương trình.

Giới thiệu về chủ thể khai trương

Sau đó, MC sẽ mời đại diện hoặc tự mình giới thiệu về chủ thể khai trương.

Cắt băng khánh thành

Màn cắt băng khánh thành/cắt băng khai trương không thực sự cần thiết nếu đó là lễ khai trương của cửa hàng, công ty. Số người cắt băng sẽ từ là số chẵn 5 hoặc 7 người là hợp lý nhất.

 

khai-truong-tham-my-vien---saigon-events

 

Tham quan

Nếu cửa hàng, công ty có quy mô lớn, sẽ có phần dẫn khách mời tham quan toàn bộ công trình, vừa là dịp giới thiệu các sản phẩm có sẵn vừa là cơ hội tạo doanh thu ngay từ ngày đầu tiên cho cửa hàng.

Dự tiệc

Phần cuối cùng cũng rất quan trọng. Tiệc khai trương thường sẽ là buffet đồ ngọt như bánh, hoa quả, coffee. Nếu quy mô lớn, có thể tổ chức tiệc mặn nhưng cần có kinh phí và tính toán kỹ lưỡng.

Tiệc mặn sẽ được tổ chức tại nhà hàng, bạn nên chọn nhà hàng gần đó hoặc có giao thông thuận lợi để tiện cho khách mời.

Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện thành công nhất

 

Những lưu ý khi tổ chức lễ khai trương

 

Chọn ngày tổ chức

Đối với văn hóa tâm linh người Việt, khi tổ chức bất cứ công to việc lớn gì, người ta đều chọn ngày và giờ, được gọi là giờ Hoàng đạo. Ngày và giờ Hoàng đạo được cho là thời khắc đẹp nhất, phù hợp nhất với gia chủ và sẽ giúp gia chủ tránh được mọi điều không may trong công chuyện hay trong tương lai.

Lễ khai trương là một ngày lễ quan trọng, đánh dấu ngày đầu tiên kinh doanh hoạt động của một công trình. Việc chọn ngày lành tháng tốt giờ hoàng đạo thông qua các thầy sẽ giúp người chủ cảm thấy an tâm hơn trong quá trình kinh doanh sau này của mình.

Tuy nhiên, dù là ngày giờ nào bạn cũng cần chú ý tới tính tiện lợi và hiệu quả cho chính nhưng khách mời của mình.

Nếu là khai trương cửa hàng, showroom, nhà hàng, khách sạn, bạn hãy chọn ngày giữa tuần, người qua lại nhiều, hỗ trợ rất tốt cho việc pr quảng bá sản phẩm, thương hiệu.

Còn nếu là khai trương doanh nghiệp, công ty, trụ sở hành chính, hãy chọn ngày cuối tuần, sẽ tiện cho khách mời của bạn nhất.

Ngày giờ hoàng đạo chỉ là một bước để an lòng cho gia chủ, nhưng điều quan trọng là đem lại hiệu quả cho công việc tổ chức cũng như hỗ trợ cho sau này mới là điều quan trọng nhé.

Trang trí không gian tổ chức

Trang trí lễ khai trương không cần quá cầu kỳ và phức tạp, chủ yếu là hoa và đèn, bóng bay là đã tạo nên một không gian lung linh rồi.

Tuy nhiên, gợi ý thêm cho bạn là hãy trang trí không gian phù hợp với hình ảnh, màu sắc thương hiệu của cửa hàng, công ty. Vì đôi khi sự tương đồng đó sẽ giúp khách hàng dễ nhận diện về thương hiệu của bạn hơn.

 

lễ khai trương - saigon events

 

Lễ cúng khai trương

Một nghi thức không thể thiếu trong lễ khai trương là cúng thổ địa. Người chủ và một số khách VIP, thường là 3 người sẽ thắp nhang đọc văn khấn và bái trước mâm cúng để thể hiện lòng thành, cầu mong sự thuận lợi thăng tiến trong quá trình kinh doanh, buôn bán sau này.

 

mâm cúng lễ khai trương - saigon events

 

Mâm cúng lễ khai trương sẽ gồm:

  • Trái cây
  • Hoa
  • Nhang rồng phụng
  • Đèn cầy
  • Gạo, muối
  • Trà
  • Rượu
  • Nước lọc
  • Giấy cúng
  • Bánh kẹo
  • Trầu cau
  • Chè
  • Xôi
  • Cháo
  • Heo sữa quay
  • Bánh Bao

Tùy vào quy mô của sự kiện cũng như đặc điểm vùng miền mà bạn có thể cân nhắc thêm hoặc bỏ bớt lễ vật.

Chọn kịch bản khai trương

Ngoài kịch bản khai trương cơ bản theo quy trình ở trên, bạn nên cân nhắc thêm những

hoạt động mới hấp dẫn và thu hút hơn nhằm kéo sự quan tâm của dư luận.

Một số hoạt động đó như: game show, biểu diễn thời trang, khuyến mại,…Thu hút càng nhiều người chú ý tới sự kiện khai trương thì hiệu quả truyền thông càng cao.

 

Khai-truong-Bao-Viet-An-Phu---Saigon-Events

 

Xem thêm: Kịch bản tiệc tất niên ấn tượng nhất

 

Chú ý tới mục tiêu của buổi lễ

Đặt mục tiêu trước khi lên kế hoạch cho lễ khai trương sẽ giúp bạn thực hiện được chương trình một cách trọng tâm và hiệu quả nhất. Bạn cần biết lễ khai trương của mình ngoài việc thông báo cho công chúng về thương hiệu, cửa hàng mới còn hướng tới điều gì khác không?

Ví dụ: lễ khai trương này cần quảng bá cho tất cả khách hàng trong độ tuổi từ 20 tới 30 tại địa bàn TP HCM; Trong 3 ngày khai trương doanh thu phải đạt được 200 triệu,…Là người tổ chức, bạn cần bám vào mục tiêu để tìm ra cách thực hiện được mục tiêu đó sao cho hiệu quả nhất.

Với những kiến thức ở trên, Saigon Events đã giúp bạn biết cách tổ chức lễ khai trương như thế nào?

Nếu còn lăn tăn điều gì, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ và tổ chức lễ khai trương trọn gói, đem lại hiệu quả, thành công và giá trị lâu dài cho cửa hàng, showroom, chi nhánh, công ty của quý vị.

Tổ chức lễ khai trương như thế nào?
5 (100%) 1 vote