Tổ chức sự kiện là gì? 10 sự kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện là một công cụ vô cùng hữu hiệu giúp đánh bóng thương hiệu doanh nghiệp và đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn. Tuy nhiên, việc hiểu rõ về tổ chức sự kiện là gì thì không phải ai cũng có thể hiểu được, dẫn đến việc hiểu sai, tổ chức thiếu sót khiến sự kiện không mang lại nhiều thành công. Vậy tổ chức sự kiện là gì? 

Khái niệm tổ chức sự kiện

Sự kiện là một sự việc xảy ra với ý nghĩa quan trọng với công chúng, tập thể hay một công ty doanh nghiệp, thu hút sự chú ý của công chúng, truyền thông. Một sự việc được trở thành sự kiện khi nó mang tính chất tập thể, không phải gói gọn trong tính chất cá nhân và có kế hoạch, kịch bản chi tiết, rõ ràng.

Tổ chức sự kiện là việc lên một kế hoạch và kịch bản để sự kiện được diễn ra tại một không gian, thời gian và số lượng khách mời xác định. Đồng thời có những động thái nhằm thu hút đối tượng khách, khán giản hay giới truyền thông tham gia và quan tâm tuỳ vào mục tiêu mỗi sự kiện.

Tổ chức sự kiện sẽ bao gồm: Không gian tổ chức, MC, chủ toạ, khán giả, truyền thông, âm thanh ánh sáng, biên bản, tài liệu, tiệc,…Tùy vào nhu cầu và tính chất từng sự kiện.

 

9 sự kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp

Trong mỗi quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, mỗi sự kiện, công việc đều mang lại những giá trị và lợi ích nhất định trong việc quảng bá và xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp. Tùy từng thời điểm và nhu cầu mà nên tổ chức sự kiện nào cho phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất.

 

Dưới đây là 9 sự kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp.

Tổ chức lễ khai trương, khánh thành

Tổ chức khai trương và lễ khánh thành là sự kiện khá phổ biến và quan trọng, đánh dấu sự xuất hiện đầu tiên của doanh nghiệp, cửa hàng, tổ chức đến với công chúng và khách hàng. 

Lễ khai trương được tổ chức khi cửa hàng, nhà hàng, công ty hay showroom bắt đầu mở bán kinh doanh, kèm với đó là các chương trình khuyến mãi hấp dẫn nhằm tạo doanh thu cũng như thu hút sự quan tâm của các khách hàng tiềm năng và công chúng.

Còn đối với lễ khánh thành được tổ chức khi một công trình nào đó vừa được hoàn thành sau quá trình xây dựng, bắt đầu đưa vào kinh doanh như Chung cư, nhà hàng, công ty, showroom và có ý nghĩa tổng kết lại quá trình xây dựng của công trình.

 

to-chuc-le-khai-truong

 

Hiện nay đa số các sự kiện đều kết hợp lễ khai trương kèm với lễ khánh thành bằng nghi thức cắt băng nhằm thể hiện quy mô và ý nghĩa của bữa tiệc. 

Tổ chức lễ khởi công

Lễ khởi công là một sự kiện quy mô và có ý nghĩa rất quan trọng với các công trình lớn. Là buổi lễ đánh dấu sự khởi đầu cho quá trình đặt nền móng xây dựng nên một toà nhà, một trụ sở, một công trình.

Với ý nghĩa tâm linh, lễ khởi công là lễ xin phép thổ địa của khu đất cho phép đào móng và xây dựng trên nền đất đó, cũng như mong các vị thần che chở cho quá trình xây dựng được thuận lợi và bình an.

Lễ khởi công sẽ gồm 1 số nghi thức quan trọng như Nghi thức xúc cát, mâm lễ và tiệc mừng cần được chuẩn bị chu đáo và cẩn thận cũng là cách thể hiện tính quan trọng của sự kiện.

 

to-chuc-le-khoi-cong

 

Tổ chức lễ cất nóc

Nền nhà và nóc nhà được xem là 2 yếu tố quan trọng và không thể thiếu giúp căn nhà vững chắc và được bảo vệ tuyệt đối. Chính vì thế mà lễ cất nóc cũng cần được tổ chức chỉn chu và cẩn thận.

Lễ cất nóc còn được gọi là Lễ Thượng lương. Với những căn nhà truyền thống hay chùa chiền, lễ cất nóc là nghi thức đặt các thanh ngang của trần nhà để lợp mái. Còn với các công trình hiện đại thì lễ cất nóc là ngày đổ trần hay lợp mái cho công trình.

 

to-chuc-le-cat-loc

 

Với ý nghĩa mong muốn mọi sự lành, thuận buồm xuôi gió và cầu thần linh chở che công trình, lễ cất nóc cũng rất được các nhà xây dựng quan tâm và lên kế hoạch tổ chức tỉ mỉ, chỉn chu.

Tổ chức Company trip

Company Trip là Chuyến đi của công ty được tổ chức khá phổ biến. Mỗi công ty có thể tổ chức từ 1 tới 2 thậm chí nhiều hơn các chuyến du lịch với các mục đích khác nhau. Mỗi chương trình có thể chọn địa điểm là các điểm du lịch nổi tiếng hoặc các điểm nghỉ dưỡng, khám phá với các mức chi phí khác nhau tùy kinh phí của công ty.

 

to-chuc-Company-Trip

 

Xem thêm: Tổ chức Company Trip như thế nào?

Với các mục đích thiết thực dành cho nhân viên như:

  • Là dịp gắn kết nhân viên và ban lãnh đạo với các hoạt động tập thể lành mạnh.
  • Là dịp giúp nhân viên có thời gian nghỉ ngơi xả stress sau những ngày làm việc căng thẳng
  • Là dịp tổ chức kết hợp các sự kiện như hội thảo, team building, gala,…mang lại các hiệu quả về truyền thông và kinh doanh.
  • Là dịp hoá giải mâu thuẫn nội bộ nhằm tạo nên một khối đoàn kết vững chắc trong tập thể.

Thông thường, Company Trip sẽ được tổ chức từ 1 đến 5 ngày cho các chuyến đi trong nước và từ 4 đến 10 ngày cho các chuyến du lịch quốc tế. Các dịch vụ kèm theo như khách sạn, nhà hàng, vé tham quan sẽ là những dịch vụ tối thiểu cần có cho chuyến đi. Tuỳ từng nhu cầu và kinh phí của công ty mà mức dịch vụ cũng được điều chỉnh theo cho phù hợp.

Tổ chức Team building

Team building hay còn gọi là Hoạt động xây dựng đội ngũ đang là một trong các sự kiện quan trọng được các doanh nghiệp và tập thể quan tâm, đầu tư. Đây là một hoạt động mô phỏng các tình huống thực tế trong cuộc sống, các khó khăn và trở ngại trong công việc bằng các trò chơi. 

Hoạt động yêu cầu các thành viên trong mỗi team sẽ cùng bàn bạc, lên kế hoạch và giải quyết vấn đề để hoàn thành sớm và nhanh nhất.

 

team-building-RSM

 

Từ những thử thách mà ban tổ chức đưa ra, hoạt động team building mang lại rất nhiều các giá trị cho các cả nhân cũng như tập thể doanh nghiệp.

Team building là khoá huấn luyện nhân sự ngắn giúp rèn luyện các kỹ năng quan trọng như kỹ năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng đàm phán, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng vượt khó. Còn đối với tập thể, Team building giúp rèn luyện các kỹ năng teamwork, là giải pháp cho các mâu thuẫn nội bộ và là công cụ truyền thông và quảng bá tên tuổi doanh nghiệp 1 cách hiệu quả.

Hoạt động team building thông thường sẽ được tổ chức ở các không gian rộng lớn, có đủ điều kiện cho số lượng người tham gia như khu du lịch, bãi biển, resort, hội trường,…

Tổ chức tiệc tất niên

Tiệc tất niên hay còn gọi là Year End Party là bữa tiệc cuối cùng trong năm của mỗi doanh nghiệp. Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, một bữa tiệc quây quần đoàn tụ toàn thể nhân viên là không thể thiếu.

Tiệc tất niên hay còn gọi là tiệc tổng kết cuối năm. Trước khi doanh nghiệp cho nhân viên nghỉ Tết nguyên đán, sẽ tổ chức 1 bữa tiệc bao gồm ban giám đốc, nhân viên, khách hàng và đối tác. Đây vừa là dịp tổng kết hoạt động của một năm làm việc, vừa là dịp tri ân tới đối tác, thưởng cho các nhân viên xuất sắc và cùng quy tụ lại gắn kết thêm nhân viên.

 

to-chuc-tiec-tat-nien

 

 

Xem thêm: Các ý tưởng tổ chức Year End Party hấp dẫn nhất

Ngoài bữa tiệc, trong chương trình có thể tổ chức thêm Gala với các trò chơi sân khấu, các tiết mục văn nghệ với không khí đậm màu của Tết.

Thông thường, tiệc tất niên sẽ được tổ chức ngay tại hội trường của công ty, tại Trung tâm sự kiện, tại nhà hàng hay nếu có điều kiện hơn nữa thì sẽ tổ chức tại các khu du lịch cho nhân viên.

Tổ chức tết Trung thu, Giáng sinh 

Tết Trung Thu và Lễ Giáng Sinh là 2 sự kiện mới được bổ sung trong danh sách các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Đây là 2 sự kiện được tổ chức nhằm tri ân nhân viên và khách hàng của doanh nghiệp và đối tượng hướng đến chủ yếu là trẻ em là con cháu của cán bộ công nhân viên và khách hàng.

Tết Trung Thu chính ngày là rằm 15 tháng 8 âm lịch hàng năm. Gắn với sự tích về Chú Cuội, Chị Hằng, đây như một tuổi thơ gắn liền với biết bao thế hệ và là ngày được mong chờ nhất của các bạn nhỏ. Doanh nghiệp, các tòa nhà, tập thể có thể tổ chức ngày này tại công ty hoặc sảnh khuôn viên tòa nhà nhằm tạo không gian vui chơi cho các bạn nhỏ và tiếp nối truyền thống văn hoá của dân tộc.

Xem thêm: Tết trung thu với những điều cần lưu ý

Đối với Lễ Giáng Sinh, đây là một ngày lễ quan trọng của người Công giáo, kỷ niệm ngày Chúa Giêsu được sinh ra. Trước đây, ngày lễ này chỉ gói gọn trong nội bộ Tôn giáo, nhưng ngày nay, khi các nhà thờ trang trí và làm đẹp thánh đường với đèn điện, các chương trình văn nghệ vui tươi thì không khí của ngày lễ đã lan tỏa ra khắp phố phường và trở thành niềm vui, mong chờ của mọi người. Các doanh nghiệp hay các tòa nhà cũng nhờ vào sức lan tỏa của buổi lễ mà tổ chức các sự kiện, chương trình khuyến mại nhằm tăng doanh số và giới thiệu quảng bá sản phẩm, thương hiệu đến với khách hàng.  

 

to-chuc-le-giang-sinh

 

Tổ chức giới thiệu sản phẩm mới

Khi một công ty có sản phẩm mới muốn giới thiệu đến công chúng và tạo ra doanh thu thì Sự kiện giới thiệu sản phẩm mới được cân nhắc tổ chức. Với các hình thức như Họp báo, Sampling, Roadshow, sự kiện được tổ chức với mong muốn tạo thu hút cho sản phẩm, tiếp thị các chương trình khuyến mại và quảng bá tính năng, tính hữu dụng của sản phẩm để thu hút khách hàng. 

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới thường được tổ chức tại trung tâm hội nghị, nơi có điều kiện về họp báo, tại các trung tâm thương mại, công viên nơi tập trung khách hàng tiềm năng cùng trên đường phố nơi có mật độ dân cư cao để tạo được hiệu quả cao nhất cho chương trình.

 

to-chuc-road-show

 

Tổ chức họp báo, hội thảo

Sự kiện họp báo, hội thảo đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp lớn. Tuỳ vào từng mục đích và ý nghĩa của sự kiện mà chọn sự kiện cho phù hợp.

Doanh nghiệp tổ chức họp báo khi có các thông báo mới, đính chính vì một sự cố trong quá khứ, hay ra mắt một sản phẩm, chiến dịch, một sản phẩm nghệ thuật hay phát động một phong trào mới. Các khách mời là các phóng viên của các tờ báo cùng lĩnh vực. Khi tổ chức họp báo, doanh nghiệp phải chấp nhận truyền thông và chấp nhận các ý kiến trái chiều của dư luận.

 

to-chuc-hop-bao

 

Đối với hội thảo, đây là sự kiện của nội bộ doanh nghiệp, tổ chức. Lý do để tổ chức hội thảo thường đến từ nội bộ doanh nghiệp khi công ty, tổ chức có các dự án mới, giai đoạn mới, sản phẩm mới hay một vấn đề nội bộ cần đưa ra để thảo luận trước toàn thể nhân viên.

Chương trình hội thảo còn được tổ chức nhằm tổng kết giai đoạn cũ, và đưa ra các chiến lượng mới cho giai đoạn tiếp theo. Trong chương trình, yêu cầu sự đóng góp ý kiến của mọi thành viên công ty, của các phòng ban, các nhóm để mang lại đúng hiệu quả theo yêu cầu.

Họp báo và hội thảo thường được tổ chức ngay tại công ty, phòng họp hay nhà hàng, trung tâm hội nghị tuỳ vào kinh phí và quy mô sự kiện.

Xem thêm: Công ty tổ chức họp báo, hội thảo chuyên nghiệp TP HCM

Ngoài 9 sự kiện quan trọng và phổ biến ở trên, một số sự kiện công chúng khác cũng thường xuyên được tổ chức như: Chương trình ca múa nhạc, cuộc thi Thể thao, Lễ hội,…Nhưng nhìn chung, sự kiện luôn mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, tổ chức và cả công chúng. Phát huy được tối đa mục tiêu và ý nghĩa của từng sự kiện chính là bước ngắn nhất để đưa doanh nghiệp tới với công chúng và in dấu lâu dài trong lòng khách hàng.

Saigon Events – Công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại TP HCM luôn đồng hàng trong sự phát triển của khách hàng thông qua các sự kiện chất lượng và thành công.

Liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn viên của Saigon Events để được hỗ trợ nhiệt tình về sự kiện sắp tới của bạn.