Event là gì? Tổ chức event như thế nào?

11 Tháng năm Blog sự kiện

Event là gì? Tổ chức event như thế nào?

hnsadmin
0 Comments

Event không còn là định nghĩa mới mẻ ở Việt Nam, nhưng để hiểu được chính xác và ngọn ngành về event thì không phải ai cũng hiểu được. Là công ty chuyên tổ chức sự kiện tại TP Hồ Chí Minh, Saigon Events chia sẻ với các bạn về định nghĩa chính xác của Event để có một cái nhìn tổng quát nhất về thuật ngữ events.

Event là gì? hay sự kiện là gì ?

Event là thuật ngữ tiếng Anh, được dịch ra tiếng Việt với nghĩa là sự kiện. Sự kiện là một hoạt động thuộc nhiều lĩnh vực: văn hóa, xã hội, chính trị,…Sự kiện là một hoạt động quy tụ nhiều người trong cùng một không gian, địa điểm, thời gian và cùng hướng tới một vấn đề chung.

Một số sự kiện quen thuộc như: Hội nghị khách hàng, hội thảo, chương trình ca nhạc, triển lãm, hội chợ,…

Tổ chức Event như thế nào?

Tổ chức Event là động thái giúp cho sự kiện được hoàn thiện từ lúc đầu cho tới khi kết thúc. Người tổ chức sự kiện sẽ có nhiệm vụ lên kế hoạch, kịch bản, khách mời, tính toán chi phí, quản trị rủi ro nhằm tạo điều kiện cho sự kiện được diễn ra thành công nhất.

Vậy tổ chức event như thế nào để đem lại thành công cho sự kiện? Dưới đây là 2 cách tổ chức phổ biến nhất:

Tự tổ chức sự kiện

Tự tổ chức sự kiện là cách được khá nhiều đơn vị áp dụng bởi có thể tiết kiệm được một khoản cho việc thuê đơn vị tổ chức events chuyên nghiệp. Nhiều đơn vị vì muốn tiết kiệm ngân sách nên tự cử một vài thành viên tổ chức những buổi họp, hội nghị, triển lãm, ra mắt sản phẩm, tổ chức du lịch, tiệc tất niên,…

Tuy nhiên, với kinh nghiệm và kỹ năng trong sự kiện không có nhiều, việc tổ chức nên được một sự kiện thành công không phải đơn giản. Khi lên kế hoạch cho một sự kiện, đơn vị cần đảm bảo đủ các bước sau:

Lên kế hoạch

Kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm: Thời gian, địa điểm và số lượng thành viên tham gia sự kiện.

Xem thệm: Địa điểm tổ chức sự kiện Tp Hồ Chí Minh

Dự trù kinh phí

Người tổ chức cần tổng hợp được mức kinh phí có thể chi ra cho sự kiện. Từ đó phân bổ tới từng hạng mục sao cho hợp lý nhất để tránh lãng phí cũng như đảm bảo cho những hạng mục cần thiết nhất.

Xác định đối tượng khách mời

Đối tượng khách mời ảnh hưởng trực tiếp tới kịch bản của chương trình. Bởi khách mời chính là khách hàng của doanh nghiệp sau này. Đánh giá chính xác được tính chất, đặc điểm và nhu cầu của khách để có phương án cho thiếp mời cũng như kịch bản, phục vụ, đón tiếp trong sự kiện.

Lên kịch bản chi tiết

Kịch bản sự kiện bao gồm những hoạt động chính sẽ diễn ra trong sự kiện. Từ khâu đón tiếp khách, khai mạc chương trình, lần lượt những nội dung cũng như bế mạc ra sao. Kịch bản càng chi tiết thì mức độ thành công và khả thi sẽ càng được đảm bảo hơn.

Xem thêm: Tổ chức Event Year End Party như thế nào ?

Phân chia công việc

Công việc trong công tác tổ chức sự kiện cần chuẩn bị rất nhiều, ngoài việc lên danh sách khách mời, chuẩn bị các hạng mục tổ chức như cổng chào sự kiện backdrop event, banner event, poster event, sân khấu, âm thanh, ánh sáng,…

Công tác chuẩn bị này sẽ dựa vào kịch bản event có trước.

Khi đã có kịch bản tổ chức event, bạn cần liệt kê những công việc cần làm và cần chuẩn bị cho sự kiện. Phân chia công việc cho đúng người, đúng việc và đừng quên có timeline cụ thể để có thể dễ dàng quản lý tiến độ công việc nhé.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là bước gần cuối cùng trong quy trình tổ chức event. Bạn cần thực hiện đúng những gì kế hoạch để ra, ngoài ra cần linh hoạt xử lý những tình huống phát sinh cũng như lái sự kiện theo tình huống thực tế.

Kết thúc sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn hãy lắng nghe những phản hồi dù tiêu cực hay tích cực để rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.

Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc tự lên kế hoạch, tự thực hiện chương trình là cách giúp chủ thể của sự kiện có thể yên tâm về những gì mình tổ chức, tuy nhiên việc bỏ công sức, thời gian cho lĩnh vực mình không có chuyên môn sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Đôi lúc, vì không quen về giá các dịch vụ như địa điểm, âm thanh, ánh sáng, MC, PG mà mức kinh phí có thể bị đội lên thay vì mục đích tiết kiệm.

Chính vì thế, hầu hết các doanh nghiệp đều chọn giải pháp hiệu quả và an tâm nhất là thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để lo tổ chức cho bạn.

Việc của chủ thể đơn vị tổ chức là lên kế hoạch về thời gian và số lượng người tham gia, còn lại sẽ có công ty tổ chức lo cho bạn.

Đối với Saigon Event, một quy trình tổ chức sự kiện bao gồm:

Tiếp nhận thông tin từ khách hàng bao gồm: Sự kiện, thời gian tổ chức và số lượng người tham gia.
Tư vấn cho khách hàng về địa điểm phù hợp nhất sự kiện, thời gian và số lượng khách mời.
Lắng nghe những nhu cầu và mong muốn của khách hàng về sự kiện.
Báo giá cho khách hàng về sự kiện theo đúng yêu cầu và có dự trù phát sinh
Minh bạch về từng hạng mục cũng như lãi suất công ty nhận được từ chương trình
Hẹn gặp khách hàng để trao đổi chi tiết về sự kiện
Ký hợp đồng với khách hàng về các điều khoản tổ chức và cam kết cụ thể.
Bắt tay vào chuẩn bị cho sự kiện bao gồm: Liên hệ đặt chỗ, thuê MC, PG, thực đơn, chuẩn bị cho sân khấu, không gian tổ chức, âm thanh, ánh sáng,…
Trình cho khách hàng duyệt lại tất cả trước ngày tổ chức.
Tổ chức sự kiện đúng theo kịch bản và có dự trù những phát sinh thực tế. Đảm bảo đúng những cam kết trong hợp đồng tổ chức.
Dọn dẹp hội trường sau khi sự kiện diễn ra
Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng
Chế độ hậu mãi và chăm sóc khách hàng sau sự kiện.

Xem thêm:

Tổ chức hội nghị, hội thảo

Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn 2010

Saigon Events với hơn 8 năm kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện cam kết với khách hàng về Chất lượng, hiệu quả của sự kiện. Chúng tôi cam kết hoàn tiền nếu khách hàng không hài lòng về chương trình. Điều Saigon Event hướng tới không phải là tổ chức trước mắt mà đó là niềm tin và sự hài lòng của khách hàng để có thể tiếp tục được phục vụ khách trong những lần sau.

Liên hệ với Saigon Events – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu TP Hồ Chí Minh để trải nghiệm dịch vụ cao cấp, chất lượng mà giá cả lại tiết kiệm phải chăng nhé.