Công ty tổ chức họp báo tại TP Hồ Chí Minh

10 Tháng tư Dịch vụ

Công ty tổ chức họp báo tại TP Hồ Chí Minh

hnsadmin
0 Comments

Với hơn 8 năm kinh nghiệm trong tổ chức họp báo, Saigon Events tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu, chuyên tổ chức các buổi họp báo với các quy mô lớn nhỏ khác nhau, tại nhiều địa điểm trên địa bàn thành phố cũng như những tỉnh thành lân cận.

Tiêu chí tổ chức: chất lượng – hiệu quả – tiết kiệm, Saigon Events luôn nguyên tắc trong từng công đoạn tổ chức, đảm bảo không có bất cứ sai sót nào trong chương trình.

Chúng tôi tổ chức họp báo với các nội dung chính:

Tổ chức họp báo ra mắt phim mới
Tổ chức họp báo ra mắt truyện, album.
Tổ chức họp báo giới thiệu sản phẩm mới
Tổ chức họp báo thường kỳ
Tổ chức họp báo công bố sự kiện
Tổ chức họp báo tổng kết quý, năm,…
…

Đối với một buổi họp báo, chúng tôi tổ chức theo quy trình sau:

Quy trình tổ chức họp báo của Saigon Events

Quy trình cho một buổi họp báo thành công là thắc mắc của khá nhiều công ty khi chuẩn bị tổ chức một buổi họp báo cho doanh nghiệp, công ty, tổ chức của mình. Một trong những yếu tố để tổ chức họp báo thành công là cần tổ chức đúng nơi, đúng chỗ. Không phải sự kiện nào cũng họp báo mà các doanh nghiệp chỉ cần họp báo trong những trường hợp dưới đây:

Tổ chức họp báo giới thiệu sản phẩm mới
Tổ chức họp báo tổng kết những hoạt động trong giai đoạn qua
Tổ chức họp báo thông báo các hoạt động trong tương lai
Tổ chức họp báo để đính chính những sự việc đã diễn ra

Trên đây là 4 lý do chính để tổ chức họp báo. Để buổi họp báo được diễn ra thành công và đem lại hiệu quả nhất, các đơn vị tổ chức cần thực hiện đúng những quy trình tổ chức dưới đây:

Lên kế hoạch tổ chức họp báo

Khách mời:

Trước khi lên kế hoạch về địa điểm, thời gian tổ chức, bạn cần lên danh sách khách mời để chọn được 1 địa điểm phù hợp với số lượng khách mời của bạn.

Thời gian:

Vì khách mời của buổi họp báo chủ yếu là các nhà báo nên bạn cần tránh tổ chức vào cuối tuần ảnh hưởng đến ngày nghỉ.

Địa điểm:

Địa điểm tổ chức có thể tại trụ sở công ty hoặc các trung tâm hội nghị. khi chọn địa điểm cần lưu ý về tính thuận tiện di chuyển cho khách hàng đồng thời địa điểm đó cũng hỗ trợ tốt nhất cho các nhà báo tác nghiệp.

Lên kịch bản tổ chức họp báo

Nội dung và tư liệu:

Buổi họp báo cần tuyệt đối việc chính xác bởi nó liên quan trực tiếp đến truyền thông. Và nội dung và tư liệu cho buổi họp báo là không thể thiếu và cần hạn chế việc nhầm, sai sót.

Nội dung cần được triển khai tới toàn thể khách mời trước khi buổi họp được diễn ra, nhất là với các nhà báo. Từ nội dung này mà các nhà báo sẽ xây dựng nên hệ thống câu hỏi cho buổi họp.

Tư liệu là phần tài liệu dành riêng cho chủ thể tổ chức chương trình, có thể là với khách VIP. Phần tư liệu là cơ sở để ban tổ chức thông báo với báo chí về nội dung chi tiết. Tư liệu càng chi tiết càng giúp truyền thông viết rõ hơn với công chúng.

Time line

Time line nằm trong kich bản rất quan trọng. Bạn cần nêu rõ bao nhiêu phút dành cho việc thông báo, bao nhiêu phút cho các câu hỏi, bao nhiêu phút cho phần tiếp đón,…hay những việc nào diễn ra trước, việc nào diễn ra sau. Timeline càng cụ thể chi tiết càng đảm bảo tính chính xác cho buổi họp..

Khi vào thực tế, sẽ có những yếu tố khách quan có thể làm dán đoạn tới phần time line đó, nhưng tùy theo tình hình mà bạn cần linh hoạt để giảm thiếu tối đa phát sinh gây ảnh hưởng chương trình.

Đặt dịch vụ

Cũng giống với các sự kiện khác, khi tổ chức họp báo, việc cần thiết là đặt dịch vụ trước để giữ chỗ cho sự kiện của bạn. Việc đặt dịch vụ bao gồm:

Địa điểm:

Đặt phòng tổ chức trước từ 1-2 tuần hoặc tốt nhất là trước từ 1 tháng trở lên để có thể lựa chọn được địa điểm hợp lý và giá rẻ nhất. Càng sát ngày thì giá sẽ càng bị đẩy lên mà dịch vụ sẽ không được đảm bảo như mong muốn.

Lựa chọn MC phù hợp cho họp báo cũng khá quan trọng. Người MC sẽ đóng vai trò giới thiệu cho buổi họp, đồng thời điều khiển buổi họp diễn ra đúng với dự tính ban đầu và linh hoạt xử lý những sự cố có thể phát sinh.

PG (lễ tân)

PG trong chương trình sẽ có nhiệm vụ tiếp đón và gửi quà tặng cho khách mời. Trong tổ chức họp báo, đôi lúc PG không thực sự quá cần thiết nhưng nếu có một đội ngũ PG thì sự kiện của bạn sẽ chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Thiệp mời

Với thời đại công nghệ hiện nay, các buổi họp báo thông thường được gửi giấy mời qua email là chủ yếu vì sự tiện lợi nhanh chóng. Tuy nhiên, một số khách mời quan trọng bạn nên có thư hoặc giấy mời trang trọng để thể hiện sự tôn trọng nhất định với khách mời của mình.

Quà tặng

Những buổi họp báo ra mắt các sản phẩm mới thường sẽ có quà về sản phẩm đi kèm để giới thiệu cho khách mời. Bạn có thể gửi khách ngay khi bước vào hội trường hoặc sau khi kết thúc sự kiện cũng là cách quảng bá hiệu quả cho sản phầm của mình

Trước hôm tổ chức

Khảo sát lại địa điểm

Khảo sát địa điểm trước khi cuộc họp chính thức diễn ra để biết về vị trí họp, cách set up sân khấu, âm thanh, loa đài tổ chức tốt để phục vụ cho chương trình.

Thống nhất nội dung cuộc họp với MC

Trước khi diễn ra chương trình, ban tổ chức cần thống nhất với MC về nội dung chương trình, thứ tự sắp xếp công việc, tên khách mời VIP,…tránh tình trạng MC nói 1 đàng, ban tổ chức làm một nẻo hay tệ hơn là giới thiệu sai tên khách mời của mình.

Diễn tập

Một thực tế là dù có tổ chức nhiều lần thì một buổi họp báo vẫn có thể xảy ra những sai sót nhất định. Việc diễn tập trước buổi họp sẽ đảm bảo giảm thiếu tối đa nhất những phát sinh. Ngoài ra, bạn cũng cần diễn tập về những câu hỏi và câu trả lời của nhà báo để không bị thụ động khi chương trình diễn ra.