Saigon Events – Công ty tổ chức sự kiện tại TP Hồ Chí Minh, tự tin đảm nhận, tư vấn, set-up, decor và triển khai trọn gói tổ chức hội nghị khách hàng. Dịch vụ hoàn hảo của chúng tôi đã được kiểm chứng và công nhận bởi hàng ngàn khách hàng trong suốt 10 làm nghề tổ chức sự kiện.
Tổ chức hội nghị khách hàng là gì?
Là dịp tri ân khách hàng – những người luôn đồng hành, tạo động lực phát triển cho các công ty, doanh nghiệp trong suốt một thời gian dài, chương trình hội nghị khách hàng thường được tổ chức mỗi năm ít nhất một lần. Hội nghị khách hàng thường mang không khí trang nhã, ấm cúng tại các địa điểm như trung tâm hội nghị – tiệc cưới, hoặc hội trường, phòng khách hàng của các công ty. Việc lên chương trình tổ chức hội nghị tri ân khách trọn vẹn cần sự chuẩn bị chu đáo và tiến hành theo trình tự để nắm bắt nội dung cũng như truyền tải thông điệp sao cho sâu sắc nhất.
Ý nghĩa của chương trình tổ chức hội nghị khách hàng
Đối với khách hàng
Sự gắn bó của khách hàng với doanh nghiệp là mối quan hệ tương hỗ, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sản phẩm – khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm, là sự trao đổi về cung cầu, tạo cân bằng trong cuộc sống. Việc đề cập tới ý nghĩa của chương trình hội nghị tri ân khách hàng tới chính những người đã luôn đồng hàng cùng doanh nghiệp thời gian qua, họ hiểu được việc được trân trọng cũng như tạo dựng niềm tin tưởng của khách hàng được gửi gắm đúng chỗ tạo mối quan hệ gắn bó khăng khít giữa khách hàng và doanh nghiệp hơn.
Đối với doanh nghiệp tổ chức
So với kinh phí mà doanh nghiệp chi ra cho các chương trình tổ chức hội nghị khách hàng, giá trị về vật chất và tinh thần mà doanh nghiệp nhận lại là một con số tiềm năng. Bởi qua đây, doanh nghiệp có thêm nhiều cơ hội để thu hút, tiếp cận với khách hàng tiềm năng, hay quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình trong giới công chúng. Ngoài ra, qua hội nghị khách hàng, doanh nghiệp có thể bày ra chiến lược phát triển tương lai có sản phẩm mới, dịch vụ mới tiếp cận khách hàng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng trên thị trường hiện nay.
Các bước tổ chức hội nghị khách hàng
Để có thể hiện thực hóa từ suy nghĩ, ý tưởng cho đến chương trình hội nghị khách hàng thành công, trọn vẹn, đơn vị làm chương trình cùng ban tổ chức doanh nghiệp cần có sự phối hợp thực hiện, cùng chuẩn bị và hoàn thiện từng bước của chương trình tổ chức hội nghị khách hàng.
Dự thảo nội dung và mục đích chương trình
Mỗi năm một lần, chương trình hội nghị khách hàng là thông lệ hàng năm của các công ty, hầu như về nội dung của chương trình là bày tỏ sự cảm ơn tới những người khách hàng thân thiết của doanh nghiệp cũng như những chiến lược phát triển trong tương lai mang để phù hợp với nhu cầu khách hàng. Những người tham dự chương trình có thể là khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, hoặc những đối tác quan trọng công ty, những nhà phân phối đưa sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tới gần hơn với khách hàng. Chính vì vậy, mục đích của chương trình cần được nêu bật lên từ những bước khởi động chương trình để có sự chuẩn bị, set-up chương trình nổi bật mục đích tổ chức.
Dự kiến địa điểm và số lượng người tham gia
Nhìn chung, các chương trình tri ân khách hàng thường có sự song hành của chương trình hội nghị và tiệc ăn tại các không gian trung tâm tiệc – hội nghị có sức chứa từ hàng chục người cho đến hàng trăm người tham gia. Chính vì vậy, địa điểm tổ chức thôn thường chọn ở các trung tâm tiệc cưới – hội nghị hay nhà hàng để việc chuẩn bị được hỗ trợ đầy đủ hơn, các tiện nghi của những địa điểm này hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.
Số lượng người tham gia hội nghị khách hàng được chia thành từng nhóm khách như khách hàng tiềm năng, khách hàng nhắc lại, khách hàng mới, đối tác phân phối, đối tác cung cấp dịch vụ, công sự,…tùy theo nhóm khách hàng mà doanh nghiệp chọn lựa trong chương trình chúng ta có thể chọn địa điểm tổ chức hay thiết kế giấy mời, thông cáo báo chí để thu hút sự quan tâm của công chúng nhất.
Gửi giấy mời và quảng bá chương trình
Dựa trên số lượng khách mời, và địa điểm tổ chức, cùng công tác chi phí dành cho phần giấy mời, quảng bá chương trình, các đơn vị tổ chức cùng doanh nghiệp tiến hàng gửi giấy mời và có những chương trình thông báo về hoạt động thường niên hội nghị khách hàng, đẩy mạnh thông tin, cũng như giúp khách mời nắm bắt được thời gian, địa điểm của chương trình.
Chuẩn bị và set-up chương trình
Kịch bản chương trình: Dù chỉ là một chương trình tổ chức nhằm tri ân khách hàng và những bước tiến trong tương lai, Saigonteambuilding tạo nên chương trình đặc sắc và đa dạng các hoạt động cho khách mời tham dự cảm thấy bớt nhàm chán hơn. Những giá trị vật chất mà họ nhận được trong chương trình sẽ càng ý nghĩa hơn khi không gian hội nghị đầm ấm, vui vẻ, trần đầy tiếng cười với những tiết mục văn nghệ đặc sắc.
Không gian địa điểm chương trình được lên sẵn sàng với những dịch vụ sẵn sàng dành cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất bởi khâu tổ chức set-up chương trình, giải quyết các vấn đề phát sinh, dự trù các rủi ro mà một chương trình hội nghị khách hàng có thể xảy ra. Sự chuyên nghiệp của Saigonteambuilding được thể hiện ở các hạng mục chuẩn bị như âm thanh – ánh sáng trên sân khấu, banner – backdrop, sự nhiệt tình của nhân sự dành cho chương trình.
Chạy chương trình
Đón tiếp khách mời: Để tạo nên sự ân cần chu đáo từ khi khách mời tới tham gia, ban tổ chức chương trình hoặc lãnh đạo công ty, cùng với đội ngũ lễ tân cùng ở sảnh của không gian tổ chức đón tiếp khách mời đến dự. Đây là một trong những bí quyết tạo nên không gian ấm cúng và thể hiện sự chân thành của doanh nghiệp dành cho khách mời, đối tác tham gia.
Tiến hành chạy chương trình: Giờ G đã điểm, tất cả khách mời đã ổn định vị trí, mọi công tác chuẩn bị đã hoàn tất, chương trình bắt đầu với những tiết mục văn nghệ hoặc lời dẫn của MC để khai mạc chương trình. Sự kết hợp của âm thanh – ánh sáng cùng kịch bản của chương trình phối hợp và linh động sao cho phù hợp với thời gian, các phần chương trình được chuẩn bị trước đó.
Hoàn thiện, tổng kết chương trình tổ chức
Tổng kết chương trình: Nhìn lại những thành quả của chương trình và nhận ra những điểm còn thiếu sót cần sửa chữa cho chương trình tiếp theo là điều mà cả đơn vị tổ chức cùng doanh nghiệp cần có cái nhìn đúng đắn, cẩn thận. Tổng kết chương trình luôn là bài học ghi nhớ những gì đọng lại, ý nghĩa của chương trình có thể lưu giữ được tới đâu trong mỗi người.
Hoàn tất các thủ tục và chi phí còn lại: Các thủ tục tổ chức và tất toán các chi phí chương trình của doanh nghiệp cho đơn vị tổ chức càng sớm càng tốt, việc này tạo mối quan hệ bền vững cho cả hai bên.
Liên hệ tư vấn và tổ chức :
Công ty tổ chức sự kiện Saigon Events
Địa chỉ: số 109 đường số 9, KDC Bình Hưng, Quận 8, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0932 723 763
Email: [email protected]
Website: https://saigonevents.vn
Related Posts
