Tổ chức khai trương là một trong những sự kiện quan trọng nhất của mỗi cửa hàng, công ty, xí nghiệp, công trình,…đánh dấu ngày đầu tiên công trình được ra mắt công chúng. Mang ý nghĩa như khởi đầu cho sự phát triển và kinh doanh thuận lợi, lễ khai trương luôn được đầu tư tổ chức quy mô với mong muốn mang lại nhiều hiệu quả và giá trị cho doanh nghiệp.
Vậy hoạt động tổ chức khai trương là gì và nó được tổ chức như thế nào?
Tổ chức khai trương là gì?
Tổ chức khai trương hay còn được gọi Grand opening là một trong những sự kiện quan trọng với doanh nghiệp, đánh dấu sự xuất hiện của cơ sở kinh doanh hay một thương hiệu mới trên thị trường.
Có nhiều loại khai trương như khai trương công ty, khai trương chi nhánh, khai trương showroom, khai trương cửa hàng, khai trương nhà hàng,…đánh dấu bước quan trọng của chủ thể với thị trường.
Trong lễ khai trương sẽ xuất hiện những vị khách quan trọng của chủ nhân, có thể là người thân, có thể là đối tác hoặc khách hàng tiềm năng mà chủ thể hướng tới. Lễ khai trương sẽ xuất hiện nhiều hoạt động tưng bừng, thu hút sự chú ý của công chúng, hỗ trợ cho hoạt động quảng bá thương hiệu sau này. Các hoạt động đó như múa lân sư rồng, thuê ca sĩ, nhóm nhảy, tổ chức gameshow tặng quà, tổ chức roadshow, sampling,…nhằm tạo khả năng thu hút cao nhất với công chúng.
Xem thêm: Lễ khai trương Công ty Bảo Việt An Phú
Ý nghĩa của tổ chức khai trương
Lễ khai trương được coi là sự kiện quan trọng nhất đối với bất cứ công trình kinh doanh nào. Mặc dù sự kiện cũng cần một mức kinh phí nhất định nhưng bất cứ cửa hàng, doanh nghiệp nào cũng muốn tổ chức một chương trình hiệu quả và thành công, vì những lợi ích mà sự kiện khai trương mang lại:
- Khai trương là bước khởi đầu đánh dấu quá trình đi vào kinh doanh của cửa hàng
Người Việt Nam luôn có quan niệm “đầu xuôi đuôi lọt” cho tất cả các công việc và công việc kinh doanh cũng thế.
Lễ khai trương được xem là bước khởi đầu cho mọi công việc kinh doanh, lễ khai trương thành công được xem như dấu hiệu cho quá trình kinh doanh thuận lợi, phát đạt, nhưng ngược lại, nếu lễ khai trương trục trặc, xảy ra sự cố thì cũng như một dấu hiệu không tốt cho quá trình kinh doanh sau này.
Chính vì thế, người ta luôn rất coi trọng buổi lễ khai trương và xem nó như khởi đầu cho mọi công việc.
- Khai trương là dịp doanh nghiệp truyền thông thương hiệu và sản phẩm của mình
Tổ chức khai trương là một dịp rất tốt để cửa hàng mang thương hiệu và sản phẩm đến với khách hàng của mình, trong đó có khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng.
Trong lễ khai trương, người tổ chức thường tìm cách để thu hút công chúng bằng các sự kiện như ca nhạc, mời ca sĩ, nhóm nhạc, hay mời MC tổ chức game show, sampling dùng thử miễn phí hay ưu đãi giảm giá,…nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng và công chúng, hỗ trợ cho quá trình kinh doanh buôn bán sau này.
- Khai trương mang lại nguồn doanh thu đầu tiên cho cửa hàng, đánh dấu bước vào thị trường.
Với những chính sách khuyến mại và sampling dùng thử miễn phí sản phẩm của nhà hàng, đây là cơ hội tạo doanh thu cho cửa hàng. Mặc dù những ngày khai trương được sử dụng nhiều chính sách khuyến mại, lợi nhuận không cao nhưng hướng tới quảng bá thương hiệu thì việc mang sản phẩm đến khách hàng trải nghiệm là một cách tiếp thị rất hiệu quả.
Phân biệt giữa tổ chức khai trương và tổ chức khánh thành
Hiện nay, nhiều người thường nhầm lẫn giữa tổ chức khai trương và tổ chức khánh thành, đôi lúc sử dụng không đúng chỗ khiến cho ý nghĩa thực sự của 2 sự kiện bị biến đổi và được sử dụng không đúng chỗ. Vậy sự khác nhau của lễ khai trương và khánh thành như thế nào, nên được sử dụng ở đâu?
Lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành hay còn gọi là Inauguration Ceremony là một buổi lễ quan trọng của mỗi công trình. Lễ khánh thành được tổ chức khi đưa một công trình bắt đầu chính thức đi vào hoạt động hay sử dụng như khu chung cư, công viên, nhà hàng,..; lễ khánh thành còn được tổ chức khi một người lãnh đạo lên đảm nhận nhiệm kỳ mới. Ngoài ra, lễ khánh thành được tổ chức khi giới thiệu các dự án xây dựng, công trình xây dựng mới,….
Sự khác nhau giữa tổ chức khai trương và tổ chức khánh thành
Lễ khai trương và lễ khánh thành rất dễ bị nhầm lẫn và sử dụng sai thời điểm. Bởi lẽ chúng ta thường thấy việc cắt băng khánh thành là nghi thức quan trọng và thường xuất hiện trong lễ khai trương.
Tổ chức lễ khai trương thường gắn liền với các hoạt động kinh doanh, buôn bán. Còn lễ khánh thành thì thường tổ chức cho những công trình xây dựng như chung cư, công viên.
Về hình thức, lễ khai trương và lễ khánh thành đều có chung 1 khung kịch bản. Về ý nghĩa, trong một số tình huống, lễ khai trương và lễ khánh thành đều là khởi đầu cho quá trình kinh doanh, hoạt động của cơ sở, doanh nghiệp. Nhưng cái khác nhau giữa lễ khai trương và lễ khánh thành không phải nhà tổ chức nào cũng biết, dẫn tới việc tổ chức sai sự kiện, ảnh hướng tới ý nghĩa và tính hiệu quả của chương trình.
Lễ khánh thành như một nghi thức ăn mừng sau khi hoàn thành một công trình xây dựng như tòa nhà, công viên, cầu đường,…Với ý nghĩa chúc mừng cho thành quả xây dựng trước đó, đồng thời là cách tuyên bố đưa công trình đó chính thức đi vào hoạt động.
Về thời gian tổ chức thì lễ khai trương thường được tổ chức vào ngày đầu tiên mở bán của các cửa hàng hay doanh nghiệp. Lễ khánh thành thì được tổ chức khi công trình xây dựng kết thúc và được chính thức đưa vào sử dụng.
Lễ khai trương sẽ được tổ chức gắn liền với hoạt động kinh doanh của một cửa hàng, showroom, công ty, doanh nghiệp. Đây là sự kiện đánh dấu ngày đầu kinh doanh của cửa hàng, công ty đó. Đối với những công trình được xây dựng nên nhằm mục đích kinh doanh như nhà hàng, khách sạn, công ty thì thường sẽ được gộp 2 sự kiện thành một, trong lễ khai trương sẽ có nghi thức cắt băng khánh thành. Còn đối với những công trình dân dụng, xây dựng nên không nhằm mục đích kinh doanh như công viên, cầu, đường,…thì chỉ tổ chức lễ khánh thành đơn thuần.
Mặc dù có những điểm tương đồng, nhưng nếu chỉ hiểu mơ hồ và tổ chức không đúng thì rất dễ khiến chương trình đổ bể và không được hiệu quả như mong muốn.
Những lưu ý cần nhớ để tổ chức khai trương thành công
Nội dung chương trình phải đẩy mạnh việc quảng cáo trong ngày khai trương, để nhiều người biết và tạo sự uy tín cho những nơi khai trương. Khai trương cũng là đẩy mạnh truyền thông cho các địa điểm mới mở, thu hút sự chú ý của khách hàng.
Lưu ý đến vấn đề thời tiết, nếu tổ chức khai trương ngoài trời thì cần lên phương án dự phòng để nếu thời tiết xấu có thể di chuyển tổ chức ở bên trong.
Cách trang trí sự kiện khai trương phải phù hợp, lôi cuốn và độc đáo những vẫn phải phù hợp với nơi tổ chức khai trương. Tùy vào nơi tổ chức khai trương như cửa hàng quần áo, trung tâm thương mại, công viên mà có những cách trang trí khác nhau.
Lên các phương án dự phòng để tránh những sự việc rủi ro có thể xảy ra những buổi lễ khai trương vẫn có thể diễn ra. Buổi lễ khai trương có thể coi là bước đầu tiên quan trọng trong việc phát triển kinh doanh của cá nhân hay doanh nghiệp nên cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết.
Dịch vụ tổ chức khai trương tại TP HCM
Dịch vụ tổ chức khai trương tại TP HCM sẽ có 3 giai đoạn chính là: giai đoạn chuẩn bị trước buổi lễ khai trương, giai đoạn buổi lễ khai trương diễn ra và kết thúc buổi lễ.
Giai đoạn chuẩn bị tổ chức khai trương:
Lên kế hoạch cho chương trình
Đầu tiên là phải nắm bắt được số lượng khách mời sẽ tham gia vào buổi lễ khai trương. Trong buổi lễ chắc chắn sẽ có ban lãnh đạo cùng nhân viên công ty, ngoài ra các các đối tác làm ăn. Từ việc nắm bắt khách mời để có thể chia chỗ ngồi hợp lý trong buổi lễ.
Xác định được địa điểm tổ chức khai trương và khảo sát địa điểm để có thể bố trí các khu vực và trang trí cho hợp lý. Thường thì địa điểm cố định tại nơi khai trương.
Sau khi khảo sát thì lên kịch bản phù hợp tổ chức khai trương. Vì mỗi chương trình khai trương khác nhau nên kịch bản khai chương của mỗi sự kiện cũng sẽ khác nhau, cần phải lên kịch bản sáng tạo và độc đáo.
Triển khai các hoạt động trang trí nơi tổ chức, in thiệp, sắp xếp các hoạt động hợp lý. Tất cả mọi thứ đều phải chú trọng liên quan đến chủ đề của lễ khai trương.
Lên ngân sách, chi phí dự trù cho việc tổ chức khai trương.
Chuẩn bị đầy đủ nhân sự, họp bàn và giao công việc hợp lý.
Giai đoạn tổ chức khai trương:
Tiến hành thực hiện lễ khai trương
Chia đội ngũ nhân sự ra thành các nhóm nhỏ một nhóm để tiếp đón và hướng dẫn khách vào vị trí ngồi, một nhóm nhận hoa và quà mừng của khách, một nhóm kiểm soát các hoạt động của buổi lễ khai trương
Khi khách mời ổn định vị trí thì sẽ có các chương trình văn nghệ chào mừng, múa lân, múa rồng trong buổi tổ chức khai trương tại TP HCM.
Sau chương trình văn nghệ thì ban lãnh đạo lên phát biểu và có thể mời khách mời lên phát biểu cảm nghĩ.
Đến phần quan trọng nhất là cắt băng khai trương. Những lãnh đạo cấp cao, người đầu tư sẽ là những người tham gia vào nghi lễ quan trọng này. Lễ tân cầm dải băng màu đỏ để cho ban quản trị cắt băng khai trương.
Có thể chuẩn bị một số đồ uống, đồ ăn nhẹ để khách mời có thể dùng trong buổi tổ chức khai trương.
Kết thúc buổi lễ khai trương
Sau khi chương trình chính kết thúc thì chụp ảnh kỷ niệm để lưu lại dịp lễ quan trọng này.
Có thể tặng quà cho những khách mời đặc biệt để gây ấn tượng tốt.
Đội lễ tân đứng chào và hướng dẫn khách ra về.
Khi hoàn thành buổi tổ chức khai trương thì ban tổ chức dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ và thu dọn đồ đạc.
Xem thêm: Lễ khai trương YIS Bình Linh Nghệ An
Tổ chức khai trương là một sự kiện rất quan trọng nên các nhà đầu tư luôn muốn tìm dịch vụ tổ chức khai trương tại TP HCM có chất lượng tốt nhất. Saigon Events là đơn vị chuyên nghiệp tổ chức sự kiện lớn nhỏ như tổ chức khai trương, khánh thành, hội nghị, hội thảo,….Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình chúng tôi tin chắc sẽ làm hài lòng quý khách khi sử dụng các dịch vụ mà Saigon Events cung cấp.
Related Posts
