Từ nhiều năm nay, khai trương nhà hàng hay khai trương cửa hàng là nghi thức quan trọng và gần như bắt buộc phải có. Nó có ý nghĩa như một buổi chính thức ra mắt nhà hàng với công chúng, từ đó thu hút và giúp công việc làm ăn của nhà hàng được thuận lợi và phát đạt hơn.
Ý nghĩa và quan trọng là thế nhưng có khi nào bản thân bạn là chủ nhà hàng tự hỏi “Mình đã làm gì với cái ngày khai trương thế này”. Suy ngẫm một chút bạn sẽ thấy, phải 9 trên 10 ngày lễ khai trương được diễn ra với khung cảnh thực sự hỗn tạp, lộn xộn, thậm chí lỗ nặng ngay những ngày đầu ra mắt? Đó có phải là mục đích ban đầu của ngày khai trương hay chính sự thiếu kinh nghiệm dẫn đến thất bại?
Sự thật về những ngày khai trương nhà hàng
Là người tham gia khá nhiều lễ khai trương nhà hàng của bạn bè người thân, thú thật bản thân là người tổ chức sự kiện nhưng với người nhà, bạn bè vì tính tiết kiệm hay không muốn nhờ vả nên họ tự tổ chức và mời tôi đến với tư cách là khách mời, tôi thấy thực sự khá khó chịu với sự hỗn tạp, lộn xộn, nhất là với các nhà hàng.
Lấy minh chứng với các bạn là Quán lẩu cua đồng của thằng bạn thân tôi trên đường 3 tháng 2 (không tiện nêu tên quán vì còn ảnh hưởng tới công việc làm ăn của bạn).
Ấn tượng đầu tiên của tôi là không gian quán khá ổn, trang trí phù hợp với phong cách đồng quê và đặc biệt là không khí đông vui, nhộn nhịp.
Bạn tôi chia sẻ khá phấn khởi “Tao không nghĩ ngày đầu mà đông thế này, sắp quá tải rồi nhưng vui ghê”, Tôi cũng lấy làm mừng cho thằng bạn, sau vài lần thử kinh doanh không thành thì có lẽ đây sẽ là dấu hiệu đáng mừng.
Nhìn qua một lượt thấy chỗ này cũng phải 50 bàn, có người chờ, người ăn, người thanh toán, phía ngoài vẫn có một vài xe mới đến, phải công nhận là khâu marketing của thằng này khá tốt mới đủ thu hút mấy trăm người tới quán một lúc thế này.
Đặt lẵng hoa mừng lên bàn tiếp tân, tôi đùa lại “Ừ, thế giờ bạn ngồi đâu đây”.
“Ấy chết, quên mất, mấy thằng nó đến rồi kia kìa, lại ngồi đó chờ bạn chút bạn cho mang đồ ra ngay nhé”
Nhìn về phía đó, thấy có cánh tay với gọi, tôi nhận ra đó là 2 thằng bạn thời đại học khá thân với chúng tôi.
Ngồi tán gẫu khoảng 10 phút, tôi thấy có vẻ tình hình bắt đầu trở nên căng thẳng. Nhân viên chạy ngược chạy xuôi, order, xin lỗi khách chờ lâu, thanh toán. Thậm chí, khách bỏ về vì chờ quá lâu, order nhầm đồ cho khách, kế toán tính sai tiền, rồi cả tiếng cãi cọ trong bếp.
Bản thân tôi thấy không ổn, quay qua hội bạn nháy nhau đứng dậy giúp đỡ ông chủ vài tay vài chân.
Phải đến hơn 10h, khi khách vãn hơn, chúng tôi mới chính thức ngồi vào bàn và cụng ly được với thằng bạn chúc mừng khai trương nó. Không quên nhìn lại buổi đầu khai trương “kinh hoàng” và lời cố vấn từ những người tổ chức sự kiện như tôi khắc phục trong 2 ngày khai trương tiếp theo.
Cái giá của sự thiếu kinh nghiệm trong khâu tổ chức
Ví dụ trên không chỉ là thực tế của cửa hàng bạn tôi, mà còn là tình trạng chung của rất nhiều nhà hàng, quán bar, quán ăn, quán nhậu. Tất cả những sự cố trên đều quy vào sự thiếu kinh nghiệm trong tổ chức, và hậu quả của nó bạn cũng có thể nhận ra:
- Mất uy tín của cửa hàng
Đây là “cái giá” đầu tiên cần nhắc đến. Sự uy tín của cửa hàng là yếu tố quyết định tới lần trở lại tiếp theo của khách hàng.
Lần đầu tới nhà hàng nhưng chất lượng không được như mong đợi, phải chờ quá lâu, không gian lộn xộn thậm chí bị nhầm lẫn trong quá trình mua bán thanh toán, việc lấy lý do khai trương quá đông không đủ để giúp khách hàng thông cảm mà chỉ để lại một ấn tượng duy nhất về việc thiếu chuyên nghiệp.
Không phủ nhận thành quả của chiến dịch marketing vì bạn đã thu hút được số lượng khách rất lớn ngay từ ngày đầu khai trương. Trong đó, người ta biết đến bạn bởi những hình ảnh, chất lượng mà bạn đã cam kết hay vì mức ưu đãi hấp dẫn.
Nhưng kết quả khiến khách hàng thấy bực bội bởi đồ ăn không tương xứng, thái độ nhân viên tệ,…những điều này hoàn toàn có thể xảy ra vào một buổi đông khách.
Thế thì nhìn lại, công sức marketing của bạn còn lại được bao nhiêu phần trăm ý nghĩa?
- Lỗ
Thứ hai đánh đúng vào túi tiền của bạn.
Nhiều người bạn của tôi chia sẻ, “Nhìn thế thôi chứ thu lại chẳng được bao nhiêu có khi lỗ chổng vó”, điều đó không quá ngạc nhiên.
Những ngày đầu khai trương, số vốn bạn bỏ ra cao hơn rất nhiều so với những ngày thường, bao gồm: chi cho nhân viên bảo vệ, nhân viên bếp, nhân viên chạy bàn, chi phí trang trí và không quên kể đến phí khuyến mại cho khách. Cộng dồn lại, đó là khoản không hề nhỏ và cũng được coi là vốn ban đầu. Nhưng bỏ vốn ra mà kết quả mang lại là sự hài lòng của khách hàng không có thì đó được gọi là đầu tư sai cách rồi.
- Ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm
Một thực tế đối với những buổi khai trương nhà hàng là chất lượng đồ ăn nhiều khi không được đảm bảo như những ngày thường.
Lý do thì ai cũng có thể thấy: Khách đông, khách giục, nhân viên cuống lên, đầu bếp cuống lên thì việc ra một sản phẩm đúng ý không phải là dễ.
Ngay từ những ngày đầu bạn đã để sản phẩm không đạt chất lượng, điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng quay lại của khách hàng cũng như tạo ra được những khách ruột, khách quen cho nhà hàng.
- Khó trong khâu quản trị rủi ro
Bạn tôi chia sẻ rằng, khai trương bù đầu bù tai quá, nó chẳng còn mắt đâu mà để ý đến những đứa nhân viên làm ăn thế nào, xuất đầu ra ra sao, những cái gì còn, những cái gì hết,…nên tính ra nhiều cái phát sinh ngầm bản thân nó còn chẳng biết.
Đó là thực tế khi người chủ chỉ quan tâm nhanh mang đồ ăn ra cho khách, khách chỗ này giục, khách chỗ kia quát, hơi đâu mà đếm từng chai bia, bát nước mắm. Từ chính những nhỏ nhặt đó khiến khách hàng xích mích với nhân viên, lộn xộn lại càng thêm lộn xộn.
- Tác động xấu tới truyền thông, quảng bá.
Với những sự cố trên, việc khách hàng quay lại lần hai hay giới thiệu với bạn bè người thân sẽ bị hạn chế, hoặc thậm chí là những phản hồi không tốt ảnh hưởng tới hình ảnh của cửa hàng.
Những nguyên tắc cần nhớ khi tổ chức khai trương nhà hàng
Có kế hoạch về nhân sự
Những ngày khai trương là những ngày lượng khách đông và dồn dập nhất, phần lớn khách đến vì tò mò và muốn thử một nhà hàng mới. Do đó, nếu bạn không có kế hoạch cụ thể về mảng nhân sự để tiếp ứng sẽ rất dễ dẫn đến vỡ trận.
Những nhân sự quan trọng nhất trong ngày khai trương bao gồm đầu bếp, nhân viên chạy bàn và bảo vệ. Dự trù đủ số người để đảm bảo mọi thứ được diễn ra thuận lợi.
Danh sách những thứ cần chuẩn bị
Khai trương nhà hàng cũng như khai trương cửa hàng, chi nhánh, showroom, điều quan trọng là bạn cần tạo được sự thu hút với công chúng, không chỉ để họ vào ăn thử nhà hàng của bạn mà để lưu lại trí nhớ khách hàng có một nhà hàng mới là lựa chọn mới trong những bữa ăn sau.
Vậy khai trương nhà hàng bạn cần chuẩn bị những gì?
Đối với những nhà hàng lớn, nhất định phải có băng khánh thành, và đội ngũ PG cùng khách mời.
Nhưng với các nhà hàng vừa và nhỏ phục vụ đối tượng khách bình dân thì bạn có thể tiết kiệm hơn, băng khánh thành hay PG là không cần thiết.
Bạn cần chuẩn bị tối thiểu những thứ sau:
- Âm thanh, ánh sáng công suất vừa đủ để thu hút và quảng bá thương hiệu.
- Múa lân (1 cặp) cùng chú hề: đại diện cho sự sung túc, phát đạt
- Hoa khai trương (thường là khách mời sẽ tặng gia chủ, nhưng gia chủ nên tự chuẩn bị một vài lãng hoa lớn để trang trí nhà hàng.
- Tờ rơi, banrol phát cho khách khi khách ra về.
- Và đừng quên một MC dẫn khai trương chuyên nghiệp để tạo ấn tượng cho khách hàng cũng như thu hút khách hàng tiềm năng.
Nhận khách vừa đủ
Một lỗi cơ bản và dễ gặp nhất của các chủ nhà hàng trong những ngày đầu khai trương là nhận quá nhiều khách.
Lượng khách đến đông, dồn dập ban đầu sẽ khiến bạn thấy thích thú, mãn nguyện nên và nhất là để giữ uy tín bạn không dám từ chối khách. Nhưng điều đó sẽ khiến nhiều hệ lụy xảy ra như tôi đã chia sẻ ở trên. Hãy dự trù trước số khách bạn có thể phục vụ tốt nhất, chỉ nhận tầm đó hoặc hơn 1 chút để đảm bảo mọi dịch vụ, hoạt động được diễn ra theo đúng như dự kiện.
Với những khách hàng đến sau, hãy thẳng thắn từ chối 1 cách thiện chí với lý do hết đồ hoặc hết chỗ, hỏi khách có thể chờ khoảng 15 phút đến khi có chỗ mới hay không, nếu không hãy hỏi khách có muốn đặt chỗ cho ngày mai hay không và mời khách quay lại vào ngày mai và hứa sẽ vẫn giảm giá theo chính sách khai trương.
Việc nhận khách vừa đủ vừa thể hiện khả năng điều phối chuyên nghiệp của bạn vừa tránh xảy ra những sự cố không đáng có như đã đề cập ở trên.
Xem thêm: Cách tổ chức lễ khai trương thành công và hiệu quả
Đảm bảo thái độ phục vụ tốt nhất
Khi lượng khách đông, đồ ăn lên chậm, không chỉ nhân viên nhà bạn thấy khó chịu mà khách hàng mới là người ức chế nhất. Lúc đó nếu không đảm bảo thái độ tốt với khách hàng sẽ dẫn tới những ấn tượng không tốt.
Bản thân tôi gặp rất nhiều trường hợp với những quán đông khách khi hỏi nhân viên không trả lời, lờ đi thậm chí là nói nặng với khách. Đó là điều tối kỵ trong giao tiếp với khách hàng. Hãy luôn đảm bảo nhân viên của mình giữ đúng thái độ với khách hàng, niềm nở và nhẹ nhàng, xin lỗi và cảm ơn tùy trường hợp để khách hàng vui vẻ chờ đợi thay vì bực bội và ác cảm với nhà hàng của bạn.
Để dành vị trí riêng cho khách mời
Thực chất của buổi lễ khai trương chỉ hướng tới khách hàng ở mảng truyền thông, còn đối với khách mời là người thân, bạn bè thì bữa tiệc như buổi chiêu đãi.
Tuy nhiên với nhiều nhà hàng thường quên mất khách mời.
Khi bạn đã có danh sách khách mời trên tay, hãy dành riêng một vị trí dành cho khách mời của mình, đừng để họ phải bơ vơ không biết mình nên ngồi đâu, dù là người thân, bạn bè cũng khó thông cảm được lỗi sơ suất đó
Dự trù những rủi ro phát sinh
Yêu cầu cuối cùng này là nguyên tắc quan trọng bắt buộc cần nhớ không chỉ trong tổ chức khai trương mà trong mọi sự kiện lớn nhỏ.
Tất cả những kế hoạch, kịch bản đưa ra cho chương trình đều mang tính chất lý thuyết và thực tế đôi khi sẽ phát sinh nhiều mặt.
Nếu là nhà tổ chức cẩn thận và thông minh, hãy ngồi lại vạch ra những sự cố phát sinh từ đơn giản tới nghiêm trọng và đừng quên phương án xử lý cụ thể.
Điều này giúp người tổ chức chủ động trong mọi tình huống.
Đối với khai trương nhà hàng, một số sự cố có thể ảnh hưởng như: không có khách, khách quá đông, xích mích giữa các khách hàng, tính nhầm bill,…
Khai trương nhà hàng là hình thức tổ chức dễ và đơn giản nhất trong các đối tượng có thể tổ chức khai trương. Tuy nhiên, nhà hàng lại dễ dẫn đến rủi ro hơn cả. Hãy nắm rõ những nguyên tắc tổ chức này để có một buổi khai trương thành công và hiệu quả nhất.
Xem thêm: Khai trương cửa hàng thời trang EmSpo
Sài Gòn Event – Đơn vị tổ chức khai trương nhà hàng chuyên nghiệp hàng đầu TP Hồ Chí Minh. Liên hệ với chúng tôi qua hotline 0932 723 763 để được tư vấn cụ thể:
Related Posts
